Все повече и повече доставчици въвеждат платформи в облака и предложения за софтуер като услуга (SaaS), за да съберат хората онлайн.
Не позволявайте на индустриални термини като „платформи в облака“ и SaaS да ви объркват. Всичко това означава, че хората използват софтуерни приложения, които са уеб базирани, за да работят заедно.
Целта на тези съвместни софтуерни системи е да имитират работната среда, която имахме от първия организиран офис.
$config[code] not foundПомислете за работната среда, която хората използват, тъй като организираният офис стана обичайна. Виждаме го най-добре в старите филми сега (или в епизоди на Mad Men) - всеки отдел на различен етаж, редици секретари, седящи в пишещите машини на IBM Selectric, младши мениджъри в кабини, старши в офисите.
В по-ранните ми дни в AT&T ние постоянно пренареждахме хората, така че всички членове на националните екипи за сметки да седяха един до друг. Дори висяхме табели от екипа. Срещите бяха проведени в момента и за да споделят документ, аз просто пуснах папка с файлове на бюрото на колега.
Днес работната среда се е променила драматично. Повече хора работят дистанционно от дома си. Имаме виртуални екипи, повече консултанти и външен персонал. Повишаването на цените на природния газ и икономическата ситуация ще направят виртуалния офис още по-необходим.
Всеки има различно описание на виртуалния офис. Работя с виртуални компании от 80-те години. Спомням си, че бях развълнувана да имам имейл акаунт за MCI и разбрах, че не трябва да се занимавам с гласова поща, за да общувам с хора.
Оттогава имам много опит с това, което работи и какво не. Позволете ми да споделя изискванията, които мисля, че софтуерните приложения трябва да помогнат на хората да работят заедно в днешния „виртуален офис“:
Простота и познаване
Хората естествено се противопоставят на (някои казват, мразя) промяна. Интерфейсът на софтуерното приложение трябва да прилича на това, с което хората са добре запознати. Тя трябва да бъде възможно най-интуитивна.
Това може да звучи основно, но ако погледнете играчите в пространството за сътрудничество в момента, само няколко са направили това много добре. Някои софтуерни приложения са толкова функционално-чужди и трудни за използване, че бързо се отказвате след няколко опита да разберете само основите. За да пресече пропастта и да стане доминиращ на пазара, потребителският опит трябва да е познат и прост.
Присъствие / Чат
Чувствам, че „присъствието” и способността да се общува незабавно и директно е най-важният аспект. Познаването на статуса на всеки, с когото работите, е крайъгълният камък на една успешна система.
В по-старите конвенционални офис модели можем да погледнем през стаята или да се надвеснем над стената на кабината, за да разговаряме за времето или за излизането на нов продукт. Алтернативата днес е незабавен чат или телефонна конференция. Услуги като VOIP или безплатни услуги за конферентни разговори са направили специални конференции бързо и лесно за създаване.
Управление на файлове / споделяне и сътрудничество в реално време
В основата на бизнеса стоят документи и файлове. Те са както работен продукт, така и работен процес. С експоненциалното нарастване на броя на консултантите, аутсорсинг и партньорските общности, способността за прилагане на смислени нива на авторитет на документи е една от най-важните днес императиви.
В старите дни можете да контролирате това, като копирате само определени страници за определени получатели, или ще ограничите списъка за разпространение. Днес в едно добро софтуерно приложение можете да зададете различни нива на власт с няколко натискания на клавиши.
Добавете подробна одитна пътека за сигурност, контрол, удобство и съдебна медицина и имате съставки на жизнеспособна система за управление на документи и файлове. Съвместната работа в реално време и технологията за натискане автоматизира повечето от тези управленски задачи. В комбинация тези инструменти за управление правят остарели и премахват необходимостта от прикачени файлове към имейли.
По-рано споменах съпротивата на хората към промените. На пазара има много потенциално мощни решения за управление на документи, архивиране на файлове и сътрудничество. Предизвикателството, с което се сблъскват, е (1) лесно използване и (2) свеждане до минимум на необходимостта от промяна в поведението. За масовото усвояване трябва да имитирате начина, по който хората работят днес и автоматизират възможно най-много функции - не се опитвайте радикално да променят своите работни модели.
конферентна връзка
Конферентните разговори са широка категория - аз мисля за това в кофи.
- Покажете и кажете събития са планирани сесии, които имат определен водещ и група аудитория. На пазара има редица продукти, които се справят много добре с различни модели на ценообразуване и нива на функционалност / функционалност, например Webex.
- вярвам в това споделяне ad hoc е една от най-използваемите функции в света на сътрудничеството. Възможността незабавно да споделите екран или работен продукт без настройка е толкова близо, колкото ще стигнем до „навеждане над кубичната стена“. Има два начина да направите това: (1) продукти, които позволяват незабавно споделяне на екрана (обикновено (2) продукти, които осигуряват споделяне и актуализиране на документи в реално време сред множество потребители. Използвам и двете широко и ги намирам за безценни в „Виртуалния офис“
промяна
Всяко поколение, влизащо на работното място, носи различни умения и пристрастия. Първата реална софтуерна компания, за която работех, имаше домашна система за електронна поща. Главният финансов директор би трябвало да му изпрати административния асистент на хартиен носител. Той щеше да напише отговорите, а тя трябваше да въведе съобщението и да изпрати отговор.
Колкото и абсурдно да звучи сега, след десетилетие, идеята, че съхраняваме софтуерни приложения и файлове на нашия локален компютър, ще звучи също толкова смешно.
Междувременно се нуждаем от хибридно решение, за да приспособим нашите работни навици. Ускорете използването на облака за приложения и данни, но дайте на хората възможност да работят от техните настолни компютри.
Като улесняват и улесняват работата онлайн, традиционният десктоп ще стане толкова функционален, колкото и вашите сливици - все още там, но не са необходими.
* * * * *
За автора: Джордж Ланган е главен изпълнителен директор на eXpresso Corporation, съвместна софтуерна услуга. Джордж представя на масата богат опит в управлението на софтуерния бизнес. Неговият блог може да бъде намерен на:
17 Коментари ▼
