Току-що качихте нов клиент. Изглежда, вие се разбирате добре с тях. Радваш се да работиш по ранните проекти, които те са ви изпратили. Накратко, нещата изглеждат обещаващи. Това е до момента, в който е време за фактуриране на клиента.
Фактурирането е досадна, формална и разочароваща задача, която е абсолютно необходима. В крайна сметка, ако нямате фактури, не получавате заплащане. И когато не се плаща, вашият бизнес се подчинява.
$config[code] not foundДори по-лошо? Как можете да поискате плащане, без да ви се налага да бъдете твърде студени или натрапчиви? Това е особено вярно при таксуване на нов клиент, който не е запознат с навиците и фамилията ви за фактуриране.
Как се фактурират клиенти
Можете да започнете, като следвате тези 10 съвета за фактуриране, които не само гарантират по-бързи плащания, но също така ще избегнете пикане на този нов клиент.
1. Дръжте го просто, когато фактурирате клиентите си
Въпреки че искате да изглеждате възможно най-професионално, няма нужда да правите фактурирането по-сложно, отколкото вече е.
Например, тъй като повечето хора не са запознати с жаргона на плащанията, като например „нето 30“ или „дължими при получаване“, използвайте прост език, който е точно до точката. Вместо това, написването на „net 30“ използва „30 дни“ или „в срок от 30 дни“. Опростено, предварително и не може да бъде разбрано погрешно. Той премахва всякакво объркване и не кара клиента да се чувства така, сякаш се опитвате да ги накарате да извадят онлайн речника, нито да изтеглят вълната над очите си.
Бонус TIP: Можете да запазите простите условия за плащане, като попитате новия си клиент какъв е техният платежен цикъл, така че и двамата да са на една и съща страница. Например, ако е на първия месец, тогава трябва да им изпратите фактурата си.
2. Включете цялата съответна информация
Фактурата трябва винаги да съдържа следната информация:
- Твоето име
- Вашият данъчен номер
- Вашият адрес (както физически, така и имейл адрес)
- Вашият телефонен номер
- Номер на фактура
- Детайлизирана разбивка на предоставените услуги или продукти
- Обща сума
- Крайна дата
Включването на тази информация ще премахне всички въпроси или притеснения, които клиентът може да има във връзка с фактурата. И ако имат запитване, те могат лесно да се свържат с вас, тъй като сте предоставили цялата си информация за контакт.
3. Предложете гъвкави варианти за плащане
Поддържайте клиентите си щастливи и увеличете скоростта на плащанията, като им предоставите възможността да изплащат фактурата с предпочитания от вас начин на плащане.
Повечето платформи за фактуриране предлагат широка гама от опции за плащане при плащане на фактура, като кредитни карти, електронен трансфер на средства (EFT), автоматизирана клирингова къща (ACH) или криптовалути като bitcoin.
4. Изпратете Автоматизирани напомняния и актуализации
Не чакайте да изтече плащане, за да се свържете с клиентите си. Използването на облак-базиран софтуер за фактуриране ви позволява да изпращате автоматизирани и приятелски напомняния за плащане и актуализации, когато една фактура наближава датата на падежа.
По този начин клиентът може да остане на върха на състоянието на акаунта си, без да бъде наказан със закъснение. Това насърчава плащанията навреме, също така намалява неудобството от последващи действия.
Дори по-добре, ако това ще бъде текущ проект, можете да настроите повтарящи се плащания с клиента, така че нито един от вас да не забрави фактурата.
5. Персонализирайте фактурите на всеки клиент
Лично аз не мога да понасям родови съобщения. Те не само са безлични, но и невероятно лесно се пренебрегват. Ако се чувствам по този начин, просто си представете как се чувства вашият клиент, когато отворят тази мека, студена фактура, която има малко подробности.
Изпращането на персонализирани фактури, които включват името на клиента, информация за контакт, исканата информация за плащане, като номер на поръчка за покупка, идентификационен номер на работодателя (EIN) и разбивка на услугите, ги кара да се чувстват като ВИП, тъй като отделихте време да персонализирате фактурата, Но винаги можете да направите още една стъпка напред и да добавите малко повече персонализация, като включите ръкописна бележка „Благодаря“ или включете връзка към съдържание, което клиентът може да намери за свой собствен бизнес. Например, ако споменаха, че се интересуват от биткойн, изпратете им уводна статия, която обяснява тази криптовалута.
6. Оферта стимули
Това е прост и ефективен начин да мотивирате клиента си да плати навреме фактурата. Освен това ги прави специални. Дори ако отстъпката от само 2% от общата сума на фактурата е достатъчна, за да мотивира клиента да извърши плащане.
Освен че предлагате отстъпка, можете да стимулирате клиента си чрез:
- Отстъпка от бъдещата работа.
- Кредит за съхранение
- Предлагане на подаръчен сертификат за продукти или услуги на партньор.
- Промоционална извадка.
7. Накарайте ги да се чувстват оценени
Напомняме тази стратегия няколко пъти, но ако искате да останете доволни от клиентите си, тогава ги накарайте да се чувстват ценни.
Това включва всичко от:
- Ако наскоро са имали промоция или рожден ден, потвърдете това в раздела за съобщенията на фактурата.
- Дайте им лично внимание.
- Винаги казвайте „моля“ и „благодаря“ на фактурите си.
- Слушане на техните отзиви или предложения.
- Споменаване на текущите ви оферти.
8. Не изненадвайте своите клиенти
Ако осъзнаете, че работата ще изисква повече време, усилия или материали, да ги информирате за това възможно най-рано. Всяка промяна в статута на работа обикновено означава, че ще се увеличи цената на проекта. Ще искате да бъдете на разположение, за да обсъдите тази промяна незабавно с клиента си, така че да не се затварят при отварянето на фактурата.
Бъдете възможно най-подробни и прозрачни по време на тази дискусия, за да предотвратите изненада. Ако клиентът е наред с тези промени, уверете се, че сте го получили писмено. Някои клиенти могат да се чувстват малко обидени, ако трябва да сложат нещо в писмена форма.
Понякога, ако напишете информацията и те просто трябва да подпишат новата оценка, е по-лесно за вас и двамата. Независимо дали ще напишете фактурата или ще го направите, включете първоначалните разходи и след това разходите за извън обхвата.
9. Бъдете Crystal Clear
Обяснете предварително всичко с клиента и бъдете възможно най-подробни във фактурите си. Например, ако не включите известна дата на плащане или предпочитан начин на плащане, не можете да очаквате клиентът да плати фактурата веднага щом я получат. В края на краищата, те не знаят кога се очаква плащането или как да го плащат.
Да бъдеш кристално чист предотвратява недоразуменията и поддържа процеса на плащане бързо.
10. Никога не губете равновесие
Какво ще стане, ако следвате съветите, изброени по-горе, но клиентът пропусна датата на падежа? Ще трябва да преследвате това плащане. Въпреки това, направете го, без да се ядосвате - или „отчаяни“.
Докато не разберете обстоятелствата, може да има просто обяснение защо плащането е просрочено. Дали фактурата случайно не е била поставена или клиентът е имал спешен случай в семейството? Не изгаряйте този мост с клиента, защото автоматично приемате, че те са безсмислен.
Отново, използването на автоматизация ще напомня на клиентите, когато плащането наближава и след това ще „пингват” клиента до изплащането на фактурата.
Ако това не работи, свържете се с клиента, като ги позвъните или изпратите по имейл и ги попитайте, ако нещо не е наред. Ако те са нов клиент и не отговарят, може да не разберат начина ви на работа. Все още не правите изводи.
Ако те са клиент, винаги сте имали този тип проблеми - тактиката може да се промени. Ако ви дължат голяма сума или са няколко месеца назад, може да се наложи да получите някакъв правен съвет. Понякога трябва да изпратите фактурата в колекциите. Но това е последно усилие.
Докато преследването на просрочените плащания е разочароващо, никога не губете равновесие. Никога не използвайте заплашителен или агресивен език.
Дайте на клиента си възможност да обясни себе си, да бъде твърд, директен и предварително за всички просрочени такси или последици от пропускане на датата на падежа.
Преиздадена с разрешение. Оригинал тук.
Изображение: Due.com
Още в: Коментар на съдържанието на канала на издателя ▼
