В положение на рецепционист, човек е отговорен за гладкото и ефективно управление на рецепцията, докато представлява компанията. В крайна сметка, първият човек, който виждате, когато влезете в бизнес обикновено е рецепционистката. Като ефективен рецепционист, човек трябва да притежава силно разбиране за административните и чиновнически умения и междуличностната комуникация.
Знайте си път около компютър. За да стартирате добра рецепция, човек се нуждае от способността да се движи добре с компютъра. Голяма част от рецепционистката включва отговаряне на имейли, отпечатване на седмични програми и разпространение на съобщения до членовете на персонала. Някои програми, които са полезни за рецепционистите, са Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks и Access. Пишете бързо и с точност също е плюс.
$config[code] not foundСправяне с проблемите директно. Голяма част от ефективната рецепционистка е да знае как да се справя ефективно с проблемите своевременно. Бързите умения за критично мислене са задължителни, независимо дали трябва да се справите със засядането на хартия за принтер или със закъснението на шефа ви за критична среща в друг град.
Ефективно общувайте с другите. Работната рецепция е идеална позиция за хора, които притежават приятелски настроени, ярки личности и силни междуличностни умения. Работата със сигурност не е за противообществените. За да бъдеш рецепционист, трябва да можеш да комуникираш ясно и сбито с други хора. Също така е жизнено важно винаги да се поддържа сложен, спокоен и професионален маниер, без значение колко напрегнат или претоварен би могъл да бъдеш.
Използвайте телефона като професионалист. На рецепцията телефонът трябва да е най-добрият ти приятел. Рецепционистите прекарват голяма част от деня по телефона, независимо дали приемат съобщения за шефа, насочват повикващите към индивидуалните линии на служителите или създават конферентни разговори. За да работи телефонът правилно, рецепционистът трябва винаги да говори с любезен тон, да избягва да яде по време на разговора, да се въздържа от използването на лошия език и да показва истинска загриженост, като помага на човека от другия край на линията.
Покажете остро чувство за организация. Организационните умения са от съществено значение за работата на бюрото. Да бъдеш рецепционист е всичко за многозадачност. Понякога може да сте отговорни за справянето с дузина неща в даден момент, от задържане на някого на разговор с някой, който чака за среща с изпращане на факсове и въвеждане на фактури. Позицията може да бъде хаотична, но квалифицираният рецепционист трябва да има способността да се справя с него лесно.
Бакшиш
Бъдете гъвкави и любезни. За да блесне като рецепционист, трябва да имате желание да поемете нови роли и да отидете над и отвъд, дори и да не е част от описанието на работата ви. Ако стажантът излезе за деня и наближава голяма среща, не се колебайте да отидете на бърза кафе за ръководителите на офиса.
