Подходящият телефонен етикет е от съществено значение за представянето на професионален имидж и поддържането на офис безпроблемно. Получаването на нюансите е важно, тъй като телефонно обаждане обикновено представлява първата среща на клиента с компанията. Същите тези неписани правила важат и за отношенията на колегите, където един груб човек може лесно да наруши иначе хармоничната среда. Изучаването на основните основни правила на телефонния етикет в офиса сега ще ви спаси от срама по-късно.
$config[code] not foundОбяснете се своевременно
Не оставяйте обаждащите се да познаят вашата самоличност, за да им отговорите. Отговорете с пълното си име и официалното поздравление на компанията, ако вашият работодател го изисква. Например, рецепционист на фронт офис може да каже нещо като: "Добро утро, това е Джейн Доу говори, как мога да ви помогна?" Никога не яжте или дъвчете дъвка, докато сте по телефона. Ако обаждащият се остави съобщение, повторете подробностите на глас, така че той знае, че ги разбирате. Забележете времето и датата на всяко повикване, преди да включите съобщението.
Ограничаване на високоговорителя
Ограничете високоговорителите на лични настройки като конферентни разговори, където е лесно да се запазят нивата на звука зад затворени врати. Пазете ги от кабините или отворените пространства, за да избегнете безпокойството на колегите. При правене на бизнес, уверете се, че всички страни знаят, че използвате микрофон и получавате съгласието им, преди да започнете. След като срещата приключи, уверете се, че сте изключили слушалката, за да не чуете никакви случайни коментари, които правят вие или другите.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingОтървете се от слушалките
Съхранявайте слушалките или Bluetooth слушалките на бюрото си, когато го оставяте за определен период от време, като например ползване на тоалетната или лична почивка в общата зона. В противен случай колегите ще се борят да привлекат вниманието ви, тъй като няма да имат представа дали се обаждате.Носенето на слушалки или слушалки, когато не ги използвате, също е грубо, тъй като предполага, че не желаете да се ангажирате с други хора.
Намалете силата на звука
Никога не губете следите от обкръжението си, докато сте на телефона. Говорете в тихи, разговорни тонове през цялото време - но намалете гласа си, ако колегите мигат раздразнени погледи, съветва Барбара Пачър, кариерен треньор, интервюиран в статията на Business Insider от октомври 2013 г. „Осем правила за телефонния етикет, които всеки професионалист трябва да знае“. Следвайте сходни правила за устройства като мобилни телефони. Оставете ги на вибрации, за да избегнете нарушаване на работните функции и изберете нормални тонове на звънене. Например, колегите не могат да споделят любовта ви към абразивния хип-хоп или speed metal.
Внимавайте с гласовите си съобщения
Посочете вашето име, заглавие и инструкции за обаждащите се в гласови съобщения. Следвайте указанията на потребителя на вашия работодател. Например, Тихоокеанският университет изисква служителите редовно да актуализират поздравите си - така че обаждащите се не се чудят дали работникът все още е на почивка. Бъдете кратки в гласовите си съобщения, тъй като получателят може да няма време да чуе повече от основните детайли. Кажете бавно вашия телефонен номер, така че обаждащият се да не преиграва съобщението ви отново и отново.
