Въпреки това, тези системи обикновено твърдят, че са „настроени и забравили“ типа сделки. Това може да бъде подвеждащо и може да доведе до нереалистични очаквания, както и до неправилни стратегии за изпълнение.
За щастие е възможно да се извлече голяма стойност от системите за автоматизация, докато разбирате както техните предимства, така и техните ограничения.
Важно е да разберете кои процеси могат да бъдат надеждно автоматизирани във вашата компания. Те могат да включват заплати, фактуриране, отчитане на разходите, мониторинг на ИТ инфраструктурата, маркетинг, свързан с интернет, управление на перспективите и ангажираността на клиентите, мониторинг на конкурентното разузнаване и много други. Номерът е да се определи кои процеси, ако са автоматизирани, ще осигурят най-голяма стойност за вашата компания в частност.
Един метод за определяне на тази стойност включва внимателно проследяване на времето на служителите, за да определи дали служителите харчат много време за процеси, които могат лесно да бъдат автоматизирани. В такива случаи, въвеждането на автоматизирана система често осигурява висока възвръщаемост на инвестициите чрез намаляване на времето, прекарано в досадни дейности, като същевременно освобождава служителите да работят по други задачи.
Изборът и внедряването на специфичен софтуер, за да отговарят на изискванията за автоматизация, е твърде обширна тема, която да обхване изцяло тук (това е мястото, където консултантите печелят пари).
Както се казва, след като определите кои процеси в бизнеса ви могат да бъдат успешно автоматизирани, има няколко универсални най-добри практики за автоматизация, които да помните:
Функционалност на интеграцията
Уверете се, че функционалността на интеграцията присъства в избраната от вас система. Съвременните бизнес програми трябва да общуват помежду си, така че да можете да събирате, извличате и манипулирате данни, колкото смятате за подходящи.
Ако една програма използва много собствени протоколи, тогава потърсете другаде софтуер, който ще играе добре с другите.
дълголетие
Друг ключов фактор при избора на програми за автоматизация е дълголетието. Нишите програми, които са нови и относително недоказани в бизнес средата, са рискови, защото може да не траят дълго. Следователно, дори ако програмата работи както е рекламирана, можете да се затворите, когато е необходима актуализация и бизнесът е преминал.
Когато става въпрос за автоматизиране на ключови бизнес процеси, е разумно да избирате от висококачествени програми, които са издържали изпитанието на времето. Малките фирми често търсят QuickBooks, ADP и дори Microsoft Dynamics GP, за да осигурят основата за инфраструктурата за автоматизация. Въпреки че те не отговарят перфектно на нуждите на всеки, всеки заслужава внимателен поглед.
Монитор и актуализация
И накрая, имайте предвид, че дори най-модерните системи за автоматизация не могат да бъдат оставяни да работят без редовен мониторинг и актуализации. Като цяло програмите трябва да се проверяват ежедневно, за да се гарантира правилното им функциониране, така че да могат да бъдат коригирани бързо.
Ако избраната от вас софтуерна програма предлага договор за поддръжка, ще бъде разумно да инвестирате в него. Системите за автоматизация трябва да се преоценяват или актуализират поне два пъти годишно. Понякога договорът за поддръжка включва автоматични актуализации на софтуера, което е много полезна полза.
Софтуерът се променя бързо, което налага редовна поддръжка, за да се гарантира плавна интеграция с ежедневните ви процеси. Ако откриете, че софтуерът изостава или причинява проблеми дори след като е актуализиран, определено трябва да помислите за търсене на заместител. Неудобството при въвеждането на нова програма за автоматизация често се смекчава от увеличената му функционалност.
Програмите за автоматизация могат значително да повлияят на крайния резултат на вашата компания, но е важно да не се получавате прекалено оптимистично.Вашата кола не ви кара да работите и печката не може да се готви сама. Само хората могат да управляват бизнес. Когато софтуерът е оставен да изрисува, се случват лоши неща.
Съсредоточете се върху създаването на солидна стратегия за внедряване и поддръжка и можете да рационализирате процесите си, като същевременно увеличите печалбите си.
Лесен начин, Hard Way Photo чрез Shutterstock
3 Коментари ▼
