Дипломатическите електронни писма за работа са ясни и учтиви и се стремят да гарантират, че получателите не разбират погрешно информацията или не разбират погрешно. Когато пишете дипломатически имейл, използвайте формален, прецизен език и избягвайте емоционални думи. Целта е да се използва тактичен език - думи, които ясно предават важни послания - без да предизвикват лоши чувства.
Задайте тона
Задайте тона, като се фокусирате върху това как вашите идеи, послания или инструкции ще помогнат на вашите служители. Потвърдете всички трудности, свързани с работата, с които се сблъскват, като технически проблеми или неуспехи, и попитайте - а не търсенето - когато има нещо, което искате или имате нужда. Например, ако добавяте повече персонал към съществуващ проект, напишете: „Знам, че този проект постави допълнителен стрес в екипа ви, затова помолих Джейн Доу да помогне при редактирането на копията. груб проект преди уикенда? " Дипломатичният език има любезен тон, който се опитва да успокои получателите.
$config[code] not foundЗапази го професионално
Избягвайте лични, поверителни или чувствителни теми, като информация за заплатите, проблеми с персонала или вътрешни конфликти, в дипломатически имейл. Обсъждайте само обществени въпроси, предлага списание Инк. Винаги разглеждайте лични или поверителни въпроси лице в лице или по телефона, ако среща не е възможна. Никога не се знае кога може да се получи имейл в офиса. Използвайте професионални поздрави и затваряния, така че получателите знаят, че кореспонденцията е свързана с работата, а не лична. Например, започнете имейла с „Здравей“, „Поздрави“ или „Добро утро“ - не „Хей“, „Йо“ или „Към моите писма“.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingИзберете мъдро своите думи
Съсредоточете се върху изявленията „аз“, а не върху „ти“, особено когато разглеждате недостатъци, грешки или корекции в имейл, Обяснете изявленията си, така че получателите да получат ясно разбиране за вашите цели и намерения. Например, ако искате да изпратите имейл в цялата компания за важността на спазването на крайните срокове, напишете: „Винаги е било моята цел да спазвам крайните срокове, за да поддържам силна база за поддръжка на клиентите., така че, моля, свържете се с мен, ако възникнат ситуации, които биха могли да доведат до затруднения в сроковете. "
Бъдете преки и специфични
Бъдете честни и директни с вашата кореспонденция, така че вашите колеги не трябва да четат между редовете или да предполагат това, което се опитвате да кажете. Дипломатическият език е тактичен, сбит и точен, Премахване на излишните думи, мисли или идеи, които могат да объркат служителите ви или да блокират имейла ви. Например, ако искате да адресирате нарушенията в облеклото на служителите в имейл до учителите, напишете: "Моля, прегледайте изискванията за облеклото в наръчника на служителите. Без къси панталони, върхове на танка или джапанки по време на училище". Адресирайте имейла на „всички служители“, така че никой не е избиран.
