Благодарение на модерните технологии, много офиси вече са почти напълно безхартиени. Важни документи се създават, подписват и изпращат изключително онлайн и се съхраняват за лесен достъп от всички страни. Макар че е удобно да разполагате с всичките си бизнес документи в дигитална форма, възможно е още да не искате да се отървете от принтера си. Попитахме група от експерти от Съвета на младите предприемачи за следното:
$config[code] not found„Сега се правят много онлайн бизнес и много документи изобщо не се отпечатват. Все пак, има някои ситуации, в които е необходимо копие на хартиен носител. Какъв един документ трябва винаги да има физическо копие и защо? "
Бизнес документи, които трябва винаги да печатате
Ето какво трябваше да кажат членовете на общността на YEC:
1. Вашите фирмени стойности
„Наличието на отпечатани на хартия артикули винаги ги прави по-реални. Способността да се докосват и да се чувстват, коментират или дори да изхвърлят ги прави по-реални. Аз лично искам ценностите на фирмата ви да бъдат отпечатани и да седят на бюрото ви или окачени на стена, за да служат като постоянно напомняне за това, което сте (и не сте). ~ ~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Договори
„Единственият вид документ, който мисля, че трябва винаги да сте отпечатвали и съхранявали онлайн, е всеки договор. Това са важни преговори и правни документи и никога не знаете кога трябва да се върнете и да се обърнете към него. ”~ Жаклин Маррано, Marrano Solutions, LLC.
3. Лицензии, разрешителни и документи на „повдигнати печати“
„Трябва да съхранявате копия на лицензи и разрешения за работа с хартия, защото често правилата изискват това да правите. Също така, трябва да се съхраняват и да се поставят на сигурно място физическите документи на всичко с оригинален подпис или повдигнат печат. Възпроизвеждането на артикули с печати няма да бъде правилно представено в цифрова форма и няма да се счита за оригинални документи от много лица. ”~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Аварийни планове
„Важно е да се поддържа физическо копие на всякаква информация или процедура, която ще е необходима, ако аварийната ситуация прави достъпа до компютъра невъзможен. Това може да включва информация за контакт при спешни случаи, процедури за противопожарна безопасност, процедури за евакуация в офиса и планове за непрекъснатост на работата. ”~ Roger Lee, Human Interest
5. Вашите цели
„Вече не използвам писалка и хартия. Всичко се съхранява на компютъра ми или на мобилното ми устройство. Аз също вярвам в това да бъдем зелени и да намалим хартията. Но ако трябваше да разпечатам някое парче хартия, това биха били моите цели. Имам списък с тримесечни, годишни, тригодишни и 10-годишни цели, които преглеждам всеки месец, за да се уверя, че съм на път. ”~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Вашето резюме
- Единственият документ, който винаги трябва да има физическо копие, е вашето резюме. Винаги е добре да имате автобиографията си като референция в интервю. Той също така показва, че сте подготвени и се възползвате сериозно от възможността. ”~ Владимир Генделман, Company Folders, Inc
7. Пароли
„Съхранявайте физическо копие на всички съответни пароли, които използвате през целия ден. Тази информация най-вероятно изобщо не бива да се съхранява никъде онлайн, за да се предотврати възможността за хакване или кражба на самоличност. ”~ Andrew Schrage, Personal Crashers Personal Finance
8. Сертификати за акции
„Когато издавате акции на бизнес партньори или служители, важно е да пазите копие на хартиен носител, както и цифрово копие, в случай че хартиеното копие се загуби. Обикновено служителите ще получат копие на хартиен носител, след като са упражнили възможността си да закупят акциите. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Всички файлове, които са от съществено значение за вашите операции
„Съществуват няколко вида документи, които намират за удобно съхраняване в печат. Те включват подписани клиентски договори, персонални кадри за персонала и полугодишни прегледи, наръчници за политиката на нашата компания (по един на служител), основни ценности на нашата компания (висящи с гордост), визуални табла за продажби, ключов тримесечен напредък на целта и необходимите корпоративни застрахователни и държавни командировки на човешки ресурси. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Разписки за плащане
„Докато цифровите касови бележки са страхотни, все още е добре да имаме възможност да отпечатваме разписки, когато това е необходимо по данъчни причини или за друга документация.” ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Вашата визитна картичка
„Винаги пазя визитни картички удобни. Никога не знаете къде или кога ще се срещнете с някого, докато сте навън, и кой ще иска да се свърже с вас по-късно. Задържам 10 или повече места на различни места, като чанта, сако, кола, портфейл, притежател на паспорт, бюро и дом. Също така се уверете, че вашите карти са незабравими като вас. Лесно е да ги загубим, така че правете каквото можете, за да проектирате нещо, което отразява вашата уникалност. ”~ Карло Танюакио, GoLeanSixSigma.com
Снимка чрез Shutterstock
4 Коментара ▼
