Когато става въпрос за обработване на документация, няма подробности, които да са твърде малки за процедурите или очакванията на служителите. Но кога помага да се видят някои регламенти в печат? Попитахме девет членове на Съвета на младите предприемачи (YEC) за следния въпрос:
"Какви документи сте сигурни, че физическите копия винаги са удобни в офиса и защо?"
Ето какво трябваше да кажат членовете на общността на YEC.
$config[code] not foundФизически копия на документи правят смисъл за:
1. Нашата мисия и корпоративни ценности
"Нашият екип определи нашата култура в осем наематели, наречени" The Modify Way ", и оттогава са на стената. Този документ описва как феновете, инвеститорите, бизнес партньорите и служителите могат да очакват от екипа на Modify да действа. Като я публикуваме, ние можем да останем фокусирани и верни на себе си. Оповестяването и популяризирането му също така ни принуждава да оценяваме и актуализираме нашата култура. ”~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Проектни доказателства
„Като агенция за брандинг и дизайн, ние прекарваме по-голямата част от времето си в работа на екрани за мобилни устройства и уеб. Но често гледането на екрани за безкрайни часове също води до усещането, че сте в завихряне. Ние отпечатваме всяка работа, която правим за клиенти, включително лога, цветни палитри, wireframes, екрани за мобилни приложения и т.н., така че да можем да получим по-добър контекст и осезаем опит за работата извън екрана. ”~ Sunny Bonnell, Motto
3. Разходни разписки
„Вярвате или не, много организации все още изискват физически копия на касови бележки за възстановяване, а сканирането на разписка и изпращане по електронната поща просто няма да направи. Поради тази причина съхранявам всички квитанции на хартиен носител в папка, докато не получа плащане, и ако получавам разписка по електронна поща, имам навик да я отпечатвам и да я поставям в папката. ”~ Alexandra Levit, Inspiration на работа
4. Застрахователни документи
„Поддържането на хартиени копия на застрахователни документи, дори ако имате цифрово копие, е особено важно, когато възникнат проблеми. Например, ако запазите застрахователните си документи в офис твърд диск, който по-късно става корумпиран, може да се окаже трудно да получите достъп до друго копие своевременно. Наличието на хартиено копие на важни застрахователни документи осигурява незабавен достъп по време на прекъсване на захранването. ”~ Кристофър Джоунс, LSEO.com
5. Стратегически план на нашата компания
„Вашият стратегически план е ръководството на вашата компания за растеж и успех в бъдеще. Всеки служител трябва да има достъп и да се консултира със стратегическия план, за да се увери, че това, което правят, е да премести компанията ви напред. Когато служителите знаят как да свържат своите задачи със стратегическата ви визия, вашата компания е на много по-солидна основа. ”~ Никол Муньос, Започнете класирането сега
6. Панели за визия
„Понастоящем всички фирмени документи са виртуални, седнали на облака между различни платформи, включително Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign и Podio. Единствените физически документи, които някой от нас е полезен, са плановете за визия, създадени в началото на годината. Те помагат на служителите да напомнят както за бизнес, така и за личните им цели. Всичко останало може да бъде лесно достъпно в облака. ”~ Марсела Де Виво, Brilliance
7. Нищо
„Опитваме се да направим всичко електронно и да се поставим в нашето табло. По този начин нашите местни и отдалечени служители могат да имат достъп до всичко. Имаме някои необходими плакати за спазване на работното място, архивиране на ключови онлайн документи в случай на бедствие, както и постъпления в склада. Но като цяло, ние поставяме всички наши основни идеи, материали и документи онлайн, за да има достъп до екипа. ”~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Всичко свързано с данъчното облагане
„Поставям почти всичко върху криптирани твърди дискове и облака, но единственото, което отказвам да разкъсвам или жертвам физически копия на нещо, е свързано с данъци. Това означава разписки, фактури, договори, данъчни декларации, извлечения, уведомления и т.н. Съхранявам копия у дома и в офиса си на сигурни места и ги поддържам добре организиран, така че да се поддържа лесно. Не се забърквайте с IRS! ”~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Законово задължителни плакати
"Плакатите по трудовото законодателство не са най-вълнуващите документи, но американското министерство на труда и държавната служба по труда изискват от работодателите ясно да ги публикуват в офиса. Можете да използвате инструмента за плакати на Министерството на труда, за да идентифицирате плакатите, от които се нуждаете, или да използвате компания за плакати за съответствие. ”~ Roger Lee, Captain401
Печат Натиснете Photo чрез Shutterstock
1
