Традиционното подаване на хартия е до голяма степен заменено или подпомогнато от съхранението на файлове в компютърните бази данни. Съществуват предимства и недостатъци на традиционното подаване. Въпреки че файловете с хартия са на една ръка разстояние и са лесно достъпни, те също заемат голямо количество място и отпадъчна хартия. Определянето дали традиционната система за подаване е подходяща за вас зависи от вашия бизнес. Юридическите фирми и компаниите, които притежават медицински досиета, биха могли да установят, че техните файлове се променят или растат толкова бързо, че традиционното подаване на хартия е единственият начин да се следи ежедневното развитие.
$config[code] not foundЛесен за достъп
Достъпът до традиционната организация на файлове е лесен. Файловете са физически на централно място. Ако не можете да намерите нещо, можете да похарчите толкова дълго, колкото е необходимо, докато преглеждате всеки файл, докато не намерите точно това, което търсите. Възможността да виждате, докосвате и четете вашите файлове винаги, когато ви е необходимо, може да ви помогне да помислите за това как да обновявате аспекти на вашия бизнес.
Лесно за разбиране
Традиционните системи за подаване обикновено са лесни за разбиране. Файловете могат да бъдат подредени по няколко начина, включително по азбучен ред, по теми или умения, числено, по дата, по местоположение или по ред на важност. Дори ако първоначално не разбирате използваната система за подаване, можете да я разберете, като прегледате файловете и обръщате внимание на техните определящи фактори.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от Saplingостарял
От друга страна, традиционните хартиени файлове бяха заменени в много организации с компютърно подаване. Повече компании сканират и изтеглят своите файлове в офис компютри. С този метод работниците могат да намерят файлове и да ги качат незабавно с софтуер за търсене в базата данни, като спестяват време и увеличават производителността.
Трудно за защита
Традиционно организираните файлове са трудни за защита. Пожарите или други природни бедствия могат да унищожат файлове, което може да доведе до загуба на бизнес. Архивирането на традиционните файлове отнема много време и отнема часове копиране, етикетиране и повторно подаване.
Липса на пространство и ефективност
Традиционната организация на файлове може да излезе от контрол. Броят на файловете за организиране се увеличава с вашия бизнес; може да бъде болка в базата данни, за да се намери място за цялата тази документация. Ефективното подаване на материали също може да се превърне в предизвикателство.
