Важно е наличието на функционираща система за подаване на документи във всеки офис. Най-добрият начин за поддържане на офис документи е да имате лесна система за подаване, която разбирате. Следващият път, когато имате нужда от файл, няма да ви се налага да минете през купчини документи, надявайки се да намерите правилния. Ще знаете точно къде се намира.
Създайте време за реорганизиране на вашата система за регистриране или стартиране на нова система; по-лесно е да завършите всичко наведнъж.
$config[code] not foundПолучете информация от хората, които използват файловете.
Подредете по азбучен ред вашите файлове или ги подредите числено по категории, имена на клиенти или дати.
Цветово кодирайте файловете си.
Обозначете всеки файл с име, което има смисъл и е лесно да се намери. Не трябва да има "различни" файлове във вашата система.
Прегледайте вашите файлове и документи, преди да ги поставите в новата система и да изхвърлите всички ненужни документи.
Бакшиш
Ако не сте сигурни в категория за документ, поставете го под първата категория, за която си мислите, когато разглеждате документа или получавате съвет от друго лице.
Ако в офиса има многобройни системи за подаване на документи, всички трябва да установят същия тип система за подаване.
Когато имате нов елемент, който трябва да бъде записан, създайте го веднага.
Имате налични папки и писмени приспособления в близост до вашата система за регистриране.
Съединете страниците заедно, вместо да използвате хартиени клипове.
Внимание
Не копирайте дубликати.
