В много компании отделът „Човешки ресурси“ управлява всички записи на персонала на всеки служител, както минали, така и настоящи. Тези записи традиционно се съхраняват на хартия, създавайки проблеми със съхранението, възможността за намиране на записи и дълголетие. Преминаването към компютърна система за персонала може да помогне за разрешаването на някои от тези проблеми.
пространство
Запазването на хартиените записи заема много място. Колкото повече служители има една компания, толкова повече пространство трябва да съхранява всички записи, особено ако компанията поддържа записи за минали служители. Компютъризирана система позволява на компанията да прехвърля хартиени документи в цифрова форма, която заема само място за компютъра. Повечето компютри разполагат с много пространство на твърдия диск, за да съхранят всички необходими записи на служителите. Фирмата е свободна да използва предишното пространство за съхранение на хартиените записи за друг офис или друг вид съхранение.
$config[code] not foundДостъпност
Записите от хартия, без значение колко добре са подадени, могат да отнемат няколко минути за търсене за всяка конкретна информация. Трябва да намерите файла за правилния служител, който обикновено е лесен, докато файловете се съхраняват в добър азбучен ред, но все пак може да отнеме време, в зависимост от това колко картотеки трябва да вървите, за да стигнете до него. След това все още трябва да намерите конкретния документ, от който се нуждаете, което може да отнеме време, особено ако файлът на служителя е дебел. Въпреки това, ако персоналната система се съхранява на компютър, е въпрос на секунди, за да търсите информацията, която търсите, чрез функциите за търсене на компютъра. Работодателите могат да преглеждат файлове от множество компютри, а дори и офиси, разположени в множество градове.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от Saplingпът
Освен спестяване на време при търсене на конкретни документи в хартиени файлове, работодателите могат да спестят време по други начини. Ако работодателят изисква нечия хартиена папка поради дисциплинарни действия или за преглед на изпълнението, тя ще трябва да изчака някой да намери файла и да я предаде на нея. Когато системата е компютъризирана, тя може просто да потърси информацията на компютъра си, без да се налага да чака. Подаването на документи също се извършва по-бързо, което спестява време при подаването.
Статистика
Работодателите понякога разчитат на статистика, за да оценят своите служители и нуждите на компанията. Когато архивите на персонала са компютъризирани, работодателят може да инструктира компютъра да събере конкретна статистика, като например нива на продукция, отсъствия или обороти, за да намери начини за подобряване на компанията. Тези статистически данни могат да дадат на работодателя много важна информация. Ако висшето ръководство изисква тези статистики, компютърът улеснява компилирането на информацията и може бързо да създаде графика, за да илюстрира по-добре статистиката.
тенденции
Някои служители проявяват тенденции в работните си навици, които могат да намерят работодател за потенциални проблеми. Например, един служител може да има навик да се обажда на болни веднъж на всеки две седмици на същия ден от седмицата. Някои служители избират понеделник или петък за удължаване на уикенда, докато други избират по-дискретен маршрут, като използват ден в средата на седмицата. Компютърната система за персонала може да помогне на работодателя да идентифицира такива тенденции по-лесно, отколкото да разчита на хартиени записи и памет.
