Съобщенията за срещите се отнасят до целта на срещата, съответните факти и начина, по който получателите трябва да отговорят на информацията. Пазете бележката възможно най-пряка и кратка и я изпратете по електронен път или я поставете във вътрешните пощенски кутии на служителите си. Надеждната бележка за бизнес срещи помага на мениджърите, ръководителите на екипи и колегите да споделят информация със служителите си за предстоящите срещи по навременен и ефективен начин.
$config[code] not foundФормат на бележката
Следвайте стандартните процедури за писмена бизнес комуникация, когато форматирате бележка за среща - едно пространство и ляво изравняват съдържанието, пропускат ред между параграфите, поставят едно място след всеки период и не се отстъпват, когато започнете нов абзац, Използвайте специфични заглавия, като например "Какво да съберем на срещата", за да помогнете на получателите да идентифицират важна информация и да предоставите номерирани списъци и точки, така че те да могат бързо да намерят информацията, от която се нуждаят. Оставете 1,5-инчов марж в горната част - освен ако не използвате бланки и трябва да увеличите границата - и напишете думата "MEMORANDUM" в главни букви с удебелен шрифт в горната част на страницата, препоръчва Университетът Лойола в Ню Орлиънс.
Детайли и предмет
Дайте конкретна информация за срещата. Не използвайте бележки за срещи, за да обсъждате други проблеми, които не са подходящи за срещата, препоръчва Университетския колеж на Университета в Мериленд. Включете в заглавието датата, часа и мястото на срещата, основната тема и кой провежда срещата. При необходимост адресирайте бележката до отделни служители, цял отдел, конкретен екип или целия персонал. Дайте кратко резюме на това, което ще бъде обсъдено на срещата и включете инструкции или прикачени файлове, ако искате служителите да четат или подготвят материали преди датата на срещата. Пазете бележката си на една страница или по-малко.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingПрофесионален тон
Използвайте обикновен ежедневен професионален език във Вашата бележка и избягвайте жаргон, сарказъм или шеги. Ясно посочете кога, къде и защо провеждате срещата, и не се опитвайте да впечатлявате получателите с сложни думи. Бъдете директни и специфични с подробностите и инструкциите на срещата, като същевременно запазите учтив и учтив тон. Избягвайте емоциите и се придържайте към основните факти за срещатаспоред университета Лойола. Дори ако обсъждате емоционално заредени въпроси, конфликти или притеснения на компанията по време на срещата, записката ви за срещата се нуждае от спокоен, неутрален тон.
Начини за изпращане на бележка за среща
Изпратете бележка за среща по същия начин, по който обикновено комуникирате с колеги и персонал, Например, директорът на началното училище може да постави хартиено копие на бележката във вътрешната пощенска кутия на всеки учител. Или тя може да изпраща бележки по електронен път на работните имейл адреси на учителите. Изпращайте само меморандум за текстово съобщение до служителите си, ако вече сте ги уведомили предварително, че планирате да отговаряте по този начин. По принцип съобщенията са твърде дълги, за да се изпратят чрез текстови съобщения, освен ако не предоставяте само дата, час и местоположение. Избягвайте използването на лични имейл акаунти на служителите за бизнеса, но не се колебайте да изпращате бележки за срещи на работните имейл адреси.
