Комуникацията на работното място, адресирана до „досие“, трябва да се придържа към процеса и структурата на трудовите досиета, както и към основния формат за бизнес кореспонденция. Файловете са предназначени да документират такива действия като промени в персонала или решения за наемане на работа. Също така те запазват фактите и обстоятелствата, свързани с човешките ресурси и разследванията на работното място.
Адресат
Въпреки че Вашата бележка е предназначена да документира файла, все още може да има адресати, които трябва директно да получат копие от съобщението. Например, ако документирате досие на служителя за нейното възнаграждение за промоция, може би искате да включите нейния настоящ надзорен орган и надзора, на когото тя ще докладва в новата роля. Освен това предоставете на служителя копие от бележката.
$config[code] not foundЧувствителна информация
Бележките на работното място относно чувствителната информация трябва да бъдат адресирани само до тези, които имат нужда да знаят, а записките трябва да бъдат ясно обозначени като „поверителни“, ако съдържат информация, която не трябва да се обсъжда от служителите и надзорника на служителя. В някои случаи бележките, които се подават за чувствителни въпроси, изобщо не трябва да се поставят в досието на служителя. Например, в случаи на разследвания на работното място, като например сексуален тормоз, бележка за подаване се подава в досието за разследване, а не в досието на служителя. Записите, които се подават за разследващи цели, остават поверителни и достъпни само за служители, които трябва да знаят, като персонал за човешки ресурси, ръководители на фирми и собственици, или адвокат.
Съдържание на бележката
Освен ако тази бележка не е част от текущата кореспонденция, може да се наложи да опишете обстоятелствата или да обясните причината за вашата документация. Ако става въпрос за персонал - освен за разследване - започнете бележката с името, отдела, длъжността и продължителността на заетостта на служителя. Например, ако обобщавате искането на служителя за прехвърляне, първият ви параграф трябва да съдържа уместна информация, като например позицията на служителя и позицията или отдела, за които тя е поискала трансфер. Документът ще съдържа и подробности относно това дали искането й за трансфер е било удовлетворено, отчетено или отхвърлено.
Дистрибуция и архиви
Ако пишете във файл на служител, копие от бележката трябва да влезе в общия файл на HR кореспонденцията като част от списъка за разпространение. Освен това служителят получава копие и други лица, които могат да бъдат запознати с информацията за служителите, освен ако бележката не е част от разследване на поверително работно място. В този случай единствено ЧР и персоналът, работещ по разследването, следва да имат достъп до бележката. Когато файлът, съдържащ бележката, бъде изпратен във вашите архиви, отделът по човешките ресурси запазва копие от бележката, намиращо се в общия файл за кореспонденция на отдела.
