Протоколите от срещите са важен запис за това, което се случи по време на среща, включително обсъжданите въпроси, взетите решения, изпълнените и делегирани задачи и сроковете за изпълнение, които са били определени. В идеалния случай, протоколите от заседанията се използват както от участниците в срещата, така и от тези, които са пропуснали срещата като отправна точка за действия, които трябва да бъдат предприети. Минутите се използват и в бъдеще като ресурс, ако някой иска да се върне назад и да посочи конкретно време или проект. Бележките по финансовите срещи трябва да бъдат особено подробни и конкретни, тъй като се отнасят до важни номера и статистика. Ако отговаряте за вземане на бележки от заседанията на комисията по финанси, уверете се, че вашите бележки следват фирмен протокол и се придържате към основните насоки за вземане на ефективни и ефикасни бележки за срещите.
$config[code] not foundОтбележете името на фирмата, датата и часа в горната част на документа. Също така включвайте всяка друга подходяща информация, като например конкретно име на отдела или екипа или конкретна причина, поради която срещата е била свикана.
Записване на участниците. Участниците в заседанията на финансовия комитет обикновено включват председател на съвета, членове на управителния съвет и служители, пряко свързани с финансите на компанията, като например счетоводител или финансов мениджър. Ако това е правителствена финансова среща, може да присъства градският управител и дори кметът. Освен това, външни фирми могат да бъдат представени на срещата, ако трябва да има дискусия за конкретен проект. Не забравяйте да отбележите заглавията на хората. Ако е необходимо, преминете около лист за обслужване, за да сте сигурни, че ще получите правилните имена на участниците. Можете също така да запишете имената на участниците, които не могат да присъстват, но може да се нуждаят от копие от протокола.
Ако има дневен ред, запишете бележките си по всяка тема, тъй като темата се обсъжда. Темите на заседанията на финансовата комисия често включват бюджет, конкретни финансови проекти, приходи или финансови отчети, бъдещи разпределения или промени или актуализации на бюджетния календар. Включете основните точки на дискусия и под точки в проза или куршум в зависимост от фирмения протокол. Забележете кой говори, имената или номерата, които са споменати, както и всеки, на когото е определена задача и датата за изпълнение на задачата.
Запис "Друг бизнес". След като бъдат разгледани точките от дневния ред, създайте нов раздел, озаглавен Друг бизнес. Тук ще отбележите всички нови елементи, които ще бъдат разгледани.Отново, обърнете внимание на говорителя, всички дати или номера, които се обсъждат, както и всички възложени задачи и срокове.
Коректура и адресиране на липсващата информация. Преди да изпратите бележките си, уверете се, че те са четливи и граматически правилни, че няма грешки и че имената са написани правилно. Ако липсва информация, за която знаете, че е била обсъдена, опитайте се да намерите липсващата информация. Опитайте се да напишете протокола възможно най-скоро след срещата, докато все още можете да си спомните какво е обсъждано.
