В света на бизнеса рутинните бизнес писма са част от основните комуникационни практики сред компаниите, клиентите и доставчиците. Бизнес писмо се използва като средство за предоставяне на важна информация на получателя за всякакви промени, актуализации или новини, които една организация трябва да сподели. Бизнес писма са официални документи и като такива трябва да бъдат написани с професионален тон. Стандартите за форматиране също се прилагат, за да се гарантира, че бизнес писмата имат последователност и професионален външен вид.
$config[code] not foundОтворете приложението си за писане на компютъра. Рутинните бизнес писма трябва да бъдат напечатани, а не ръчно написани. Създайте празен документ и го запишете в компютърните си файлове.
Отпуснете приблизително шест места от горната част на страницата. Искате да оставите място в горната част на вашето писмо за бланките на вашата фирма, на които ще бъде отпечатано писмото. Въведете датата в най-лявата част на страницата. Напишете датата, като „16 септември 2011 г.“, вместо „16.09.2011 г.“.
Преместете надолу два интервала от датата. Напишете името на получателя, последвано от неговото професионално звание. Например, ако изпращате писмото до главния изпълнителен директор на компания, ще пишете „Джон Смит, главен изпълнителен директор“. Прескочете ред и напишете името на организацията на получателя. Пропуснете друг ред и включете пълния адрес, на който се изпраща писмото.
Въведете поздрава си на две места от вътрешния адрес. За рутинно служебно писмо подходящ поздрав е „Уважаеми г-н Смит“, последван от двоеточие. Винаги трябва да включвате лично заглавие, като "Д-р", "Г-жа". и "г-н", освен ако не знаете пола на получателя. Ако не сте сигурни за пола на получателя, дръжте я неутрален, като елиминирате личното заглавие и използвайте пълното име в поздрава, така че става дума за "Уважаеми Крис Смит."
Прескочете един ред и започнете тялото на вашето писмо. Форматирайте тялото с левия оправдайте, блокирайте настройката, така че вашите параграфи да изглеждат спретнато. Напишете тялото на писмото си на сбито и професионално ниво. Вашата основна точка трябва да бъде посочена в самото начало. Може да напишете: "Това писмо е в отговор на сливането между …" Избягвайте да добавяте пухчета и пълнители към тялото на вашето писмо. Получателите искат да четат само това, което трябва да знаят.
Оставете един празен ред между параграфите, ако тялото на вашата буква е по-дълго от един абзац.
Затворете бизнес писмото с думите „Благодаря“, „Сърдечно“ или „Искрено“. Затварянето трябва да премине едно място след последния ред в твоето тяло. Прескочете четири реда и въведете името си. Празното поле ще бъде използвано за мокрия подпис, след като писмото бъде отпечатано.
Избройте всички приложения, които поставяте. Пропуснете ред след въведеното име и напишете Приложения, последвано от двоеточие и след това името на документа (ите), което изпращате заедно с писмото.
