Секретар на офис често е лепилото, което държи офис или бизнес заедно, тъй като тя осигурява подкрепа на различни служители и отдели. Секретари на офиса не се нуждаят от официално образование, но повечето компании ще разглеждат завършването на курсовата работа по компютърни умения и други свързани с офис умения като актив. Според Payscale.com, от 2010 г., секретарите на офиси правят средно между $ 20,893 и $ 30,990 годишно.
$config[code] not foundПоздравете и се регистрирайте
Секретарят на офиса поздравява клиенти, кандидати за работа и други посетители, когато пристигат в офиса. Ако посетителят има среща с някой, който работи в компанията, секретарят на офиса ще провери посетителя и ще съобщи за пристигането си на съответния член на персонала.
Тъй като секретарят на офиса често е първото впечатление, което хората имат за компанията, тя трябва да поддържа професионален външен вид и поведение по всяко време. Използването на подходящ етикет и приятелско отношение са важна част от работата на секретаря на офиса. Ръкостискането и контактът с очите при пристигане позволяват на посетителя да знае, че присъствието му е признато и оценено. Когато посетител или клиент напусне сградата, секретарката на офиса ще й благодари за пристигането и я провери, ако е необходимо.
Комуникация и кореспонденция
Телефонната и писмената комуникация е от жизненоважно значение за подпомагане на компанията да продължи напред и да изгради бизнес. Секретарката на офиса играе голяма роля в процеса на комуникация в офиса и фирмата. Той се обажда по телефона, пренасочва повикващия към съответното лице или приема съобщение, отправя телефонни обаждания до клиентите и предоставя информация или указания на тези, които искат помощ.
В допълнение към телефонната комуникация, секретарят на офиса също участва в писмена и електронна кореспонденция. Ръководителите или мениджърите могат да поискат от секретаря на офиса да пише писма или да отговаря на запитванията на клиентите. Независимо дали комуникацията или кореспонденцията се осъществяват по телефона, чрез писмо или по електронна поща, секретарят на офиса трябва винаги да комуникира по професионален начин, поддържайки репутацията на компанията, която работи.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingВодене на отчетност
Натовареният офис ще изисква постоянно актуализиране на записи и данни. Ако фирмата участва в продажбите на продукти или услуги, записите за продажби, инвентаризациите и исканията на клиентите ще трябва да се актуализират всеки ден. Секретарът на офиса въвежда плащания, направени от клиенти и клиенти, и може също така да подпомага счетоводния отдел с актуализирани записи за плащания, изпратени до доставчици.
В допълнение към записите, свързани с продажбите, секретарят на офиса съхранява и записи за срещите чрез протоколи от заседанията. Воденето на документация предоставя на компанията история на случилото се и може да е от жизненоважно значение за напредъка на компанията. Секретарката на офиса прекарва много часове, като актуализира и поддържа писмени записи и записи на компютъра.
