Моята компания, Journyx, е наоколо вече шестнадесет години и през това време ние преживяхме един от най-големите икономически спадове в историята, появата на едновременно вълнуващата и ужасяваща сфера на социалните медии и големите преходи в начина на закупуване на софтуера и доставено. Но не винаги бяхме толкова издръжливи.
В началото наближавахме абсолютния провал няколко пъти. Нямаше нищо общо с нашия продукт; Клиентите са открили, че са изпълнени по обещаните му функционалности и след това някои. Това също не е свързано с нашия екип, нито с някаква ниска вътрешна политика.
Причината да ви казвам тази история е, че има урок, който трябва да се научи тук: ние нямахме ясна визия за нашия тръбопровод и паричния поток. Имахме трудности да предвидим колко пари ще имаме в банката няколко седмици в бъдеще. Това беше сериозен проблем и, за съжаление, общ проблем. Може би дори един, който сте изпитали във вашата компания.
Лесно е, особено за малките предприятия и стартиращите фирми, да се съсредоточи върху вълнението на тук и сега. Бъдещето е абстрактна концепция за предприятията на ниво предприятие, докато не стане така. Трябва да се съсредоточите върху растежа от самото начало. Успехът не е мечта, но парадоксално може да те унищожи, ако не си готов за това.
Не бяхме първата компания, която се сблъска с периоди на растеж, които не успяхме да преодолеем, и няма да бъдем последни. За щастие е лесно да се въведе система, която позволява интелигентно прогнозиране.
Следват пет стъпки, които можете да предприемете, за да се уверите, че вашият бизнес не е изправен пред същите проблеми:
1. Проследяване на проекти поотделно
Проследяването на времето на служителите по проектите е голямо, но ще се възползвате максимално, когато проследявате всеки проект поотделно. Това ви позволява да разглеждате всеки проект като уникален елемент в рентабилността на компанията. Това прозрение е изключително ценно при разпределянето на ресурси, защото ще знаете параметрите за всеки проект по отношение на текущата наличност на компанията.
2. Наблюдавайте задачите и промените в производителността на служителите
Във всяка организация ползите от знанието какво правят вашите служители в даден момент са очевидни: искате да работят върху задачи, които всъщност са полезни за компанията. Но също така е важно да се обмисли кои работни места са най-ефективни. Внедряването на система, която позволява на служителите да проследяват времето срещу конкретни задачи, ще ви позволи да видите къде са най-полезни. Шансовете са това, което те обичат да вършат най-добре. Не е необходимо всеки ден да променяте ролята на служителите си, но помислете за промяна, когато доказателствата сочат, че те са усъвършенствали уменията си в нова област и биха могли да се използват повече на друго място.
3. Изграждане на база данни от предишни проекти
Натрупването на вашите проекти ще бъде изключително ценно, макар че е необходимо известно време да се изгради. С тази информация можете да определите колко хора обикновено са нужни, за да завършите проекта; да подобрите точността на бюджетите си въз основа на обхвата; и перфектни срокове на базата на общите параметри на проекта. Дори най-неефективните проекти стават ценни, защото можете да съберете толкова информация от тях. Вие ще знаете какво не работи, какви фактори ви накараха да преминете през бюджета и да се поучите от грешките.
4. Винаги познавайте наличните ресурси
Важна част от всеки план на проекта е създаването на екип. Тази задача е по-лесна, когато знаете точно кой е на разположение (с уменията, от които се нуждаете) и какъв ще бъде графикът им по време на проекта. Ако имате автоматизирана система за управление на проекти, графиците на служителите са очевидни и всички искания за отпуск ще бъдат отбелязани.Също така ще знаете какви са задачите, върху които работят другите служители, за да избегнете прекалената разтягане на ресурсите или да разпределите индивида към задачи, за които не са подходящи.
5. Постоянно да следите използването на ресурсите в сравнение с бюджета и графика
Ако сравните времето и ресурсите, изразходвани за даден проект, спрямо процента завършен, можете да видите кои проекти поемат твърде много ресурси, за да останат печеливши. Това ви позволява да преразпределяте активи към проекти, както е необходимо, или дори да убивате проекти, които са твърде далеч в полза на вашата компания. Винаги е по-добре да се определят проблемите на ранен етап, а динамичната система за проследяване предоставя тази информация. Понякога е най-добре да намалите загубите си и да продължите напред; разходите могат бързо да излязат извън контрол, което да доведе до влошаване на ситуацията.
Въпреки че е възможно да се следят тези системи, като се използват основни бизнес програми (в началото използвахме Excel и QuickBooks), автоматизираните програмируеми системи ще намалят значително времето за каталогизиране и грешките. Какъвто и метод да изберете, започнете ASAP, ако вече не сте. Растежът трябва да бъде причина за възбуда, а не загриженост.
1
