Административни помощници - или асистенти, тъй като те също се наричат - осигуряват техническа и логистична подкрепа, която офисът се нуждае, за да функционира. Основните отговорности зависят от длъжностната характеристика, но като цяло, работодателите предпочитат компютърно грамотни кандидати с превъзходни комуникационни умения, запален организационен смисъл и напреднали мултитаскинг възможности. Мениджърите не винаги са на разположение да контролират всяка част от проекта, така че е важна и способността за самостоятелна работа.
$config[code] not foundОсновни изисквания
Първоначалните изисквания зависят от работата. Позициите на входно ниво обикновено са отворени завършилите гимназия с основен офис, компютър и английска граматика умения. Занятията по тези предмети са достъпни в местните общински колежи и технически училища. Тези институции също така привличат кандидати за медицински и юридически секретари, които трябва да научат специфичен за индустрията жаргон, отбелязва Бюрото по трудова статистика. Много агенции за временно настаняване предлагат подобно обучение; Въпреки това, работодателите обикновено предпочитат бакалавърска степен за изпълнителни секретарски позиции.
Координация и планиране
От телефонните обаждания до актуализиране на календарите за събития, административните помощници са тясно свързани с всяка значителна организационна дейност на офиса. Маршрутизирането на входящата поща и факсове до съответното лице е част от работата, както и резервациите и срещите на персонала. Асистенти в по-големи организации, като колежи или публични агенции, често служат и за връзки между техните шефове и различните отдели на организациите.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingКореспонденция и съобщения
Редактирането и съставянето на бележки, доклади и други офис документи е друга ключова задача, която управителите възлагат на административните помощници. Работните места на по-високо ниво идват с по-сложни отговорности. Например изпълнителните помощници могат провеждане на изследвания и подготовка на презентации и електронни таблициОт помощниците на училищния район може да се очаква да съставят, редактират и произвеждат материали за ведомствени, дивизионни и училищни публикации - плюс бюлетини, кодове, бюлетини и програми за изпълнение.
Връзки с клиенти
Дискретност и добра преценка са важни качества за административните помощници, които служат за публично лице на техния работодател. Тази роля често включва отговаряне на въпроси и подпомагане на недоволни клиенти. Например, от помощник в офиса на компанията за управление на имоти се очаква да запише подробности за жалбата на наемателя и да помогне за разрешаването на проблема му. Помощниците се нуждаят от умения за разрешаване на проблеми и разрешаване на конфликти, за да се справят с такива ситуации.
Съхраняване на записи и управление на данни
Административният помощник поддържа институционалната памет на организацията чрез нейните умения за съхранение и управление на бази данни. Например в училищния район един помощник може да координира и поддържа файлове и индекси. За разлика от това, сдружението на собствениците може да очаква от помощниците да организират и управляват обща кореспонденция, фактури, ключове, дребни касови бележки и работни нареждания, както и вътрешните документи на организацията. В по-големите организации помощниците могат да управляват складове или корпоративни библиотеки.
