Административните асистенти играят жизненоважна роля за улесняване на дейностите в бизнеса, юридическите и много други видове офиси. Предвид разнообразните задачи, които изпълняват, административните асистенти се нуждаят от широк спектър от умения, включително междуличностна комуникация и организационни умения.
Роли и отговорности
Административните асистенти отговарят на телефонни обаждания и ги прехвърлят на точния човек в офиса. Те също така поздравяват хората, които влизат в офиса и им помагат да ги свържат с правилния човек. Асистентите координират срещите на отдели и управляват графиците на мениджърите, за които работят. Създаването на основни бележки и документи, събирането на поща и подаването на вътрешни документи са допълнителни ключови роли. В някои малки офиси асистентът се грижи и за счетоводните задължения.
$config[code] not foundОсновни умения
В допълнение към междуличностната комуникация и организационните умения, английската граматика и уменията за писане също често са необходими за ролята на административния асистент. Тези специалисти ежедневно взаимодействат с администратори, клиенти, клиенти и други служители в офиса и трябва да предават важна информация по положителен начин. Почтеността е важна във всеки офис, но най-вече в бизнеса, адвокатските кантори и медицинските практики, където административните сътрудници често контролират поверителните файлове. Организационните умения са полезни при поддържането на файлова система за лесно и ефективно извличане на документи, а английската граматика и уменията за писане са полезни при подготовката на вътрешни и външни документи и бележки.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingВторични умения
Технологичните, интернет и изследователските умения са сред важните вторични умения за административен асистент. Софтуерните възможности подобряват задълженията, които един асистент може да поеме, особено в областта на счетоводството и финансовото водене на отчетност. Асистентите също така са помолени понякога да провеждат проучвания за ръководители, като търсят в Интернет, правят телефонни разговори или копаят чрез файлове, така че възможността за събиране на полезна информация и организирането й за лесна употреба от ръководители или друг офис персонал е друго полезно умение.
Изисквания за образование и обучение
Диплома за средно образование, комбинирана с основни компютърни и чиновнически умения, може да ви подготви за много работни места за административни помощници от начално ниво. Някои общински колежи предлагат програми за административен асистент с по-напреднало обучение, ако искате да получите достъп до по-широка кариера на административен помощник с по-високи доходи. Обучението на работното място е стандартно в много офиси. Ако се стремите да работите в конкретни отрасли, като например юридически или медицински, може да се наложи да вземете класове или семинари, за да придобиете основни знания за индустрията и разбиране на терминологията.
