"Трябва да говорим за бюджета на проекта …"
$config[code] not foundНито една фраза не може да порази страх в сърцето на младши и висши ръководители, както при спешната електронна поща за обсъждане на бюджета.
Ако сте мениджър на проекти, вие добре знаете колко трудно може да бъде да се пазят проектите навреме и в бюджета. Между промяната на обхвата на проекта, нереалистичните изисквания на клиентите и неочакваните неуспехи, управлението на проект често може да се чувства като пастир на котки.
Ако установите, че екипът ви редовно работи над бюджета (дори ако първоначалният бюджет изглеждаше изцяло в рамките на футболния парк), проблемът може да не е в екипа, ръководството или клиента, но с инструментите, които използвате. Да, говоря за тази скъпа (и объркваща) платформа за управление на проекти, която използвате.
Изборът на грешен инструмент за онлайн управление на проекти може да постави вашия бизнес за множество проблеми. Това е един от най-често срещаните начини, по който предприятията могат да загубят сериозни пари, без дори да го осъзнаят. Вие се мъчите да изберете правилния софтуер за управление на проекти или не сте сигурни дали текущата ви платформа е подходяща за нуждите на екипа ви?
Внимавайте за следните червени знамена:
Червено знаме № 1
Планирането на проекта и ad-hoc работата не използват една и съща платформа.
Мениджърите на проекти прекарват 90% от времето си в комуникация. Не трябва ли софтуерът ви за управление на проекти да улеснява този процес?
Когато избирате система за управление на проекти, изберете платформа, която улеснява проследяването на всички аспекти на вашите проекти от една система. По този начин, когато изскачат задачи ad-hoc, ще можете да добавите тези задачи към една и съща платформа на проекта, като по този начин ще улесните проследяването на натовареността и наличността на всеки член на екипа.
Лесно идентифицирайте кои членове имат повече време в своя график и които са прекалено ангажирани с безпроблемното прехвърляне на натоварването като приоритети и промяна на наличността.
Червено знаме № 2
Няма стандартизиран борд.
Когато управлявате виртуален екип, първата стъпка за успех е да стандартизирате процеса на включване.
Вземете всички на една и съща страница от самото начало с помощта на основно ръководство за използване на новата платформа. Задайте очаквания за наличност с комуникационен пътеводител и информационен лист за контакт.
Най-добрите платформи за управление на проекти включват виртуални инструменти за чат и програми за вътрешни съобщения. Използването на същия инструмент за чат, включен в софтуера за управление на проекти, означава, че можете незабавно да настроите задачите за задачи, да добавяте бележки към различни работни места или да прехвърляте крайни срокове, без да излизате от програмата.
Червено знаме № 3
Използвате една услуга за управление на проекти и друга за споделяне на облачни файлове.
Да, DropBox и Google Документи са страхотни, но смятам, че когато управлявам голям проект, е много по-лесно да съхранявате всички файлове на същото място като списъците със задачи и срещите за съвместно използване на екрани.
Моят екип включва номер на версията във всяко име на файла и инициалите на последния човек, който прави промени във файла. По този начин, ако има въпрос относно съдържанието или това, което е променено, аз веднага знам с кого да се свържа. Това помага на файловете да бъдат погребвани в имейл верига и да се редактират от дублиране.
Независимо от избраната от вас конвенция за именуване на файлове, поставете система от първия ден за управление и проследяване на файлове и ги запазете на едно място.
Червено знаме № 4
Няма място за дискусии или виртуални срещи.
Софтуерът за управление на проекти има нещо повече от проследяване на задачи и съхраняване на файлове.
Когато работите с виртуален екип, редовните срещи могат да бъдат предизвикателство. Въпреки това, без ясна комуникация, целият проект може да се разпадне. Изберете ден и час (като понеделник в 10 ч. И четвъртък в 14 ч.), За да имате седмична сесия за проверка на статуса на проекта.
Бъдете внимателни към членовете на екипа, които живеят в различни часови зони; Общинските срещи обикновено са най-лесните за "присъствие". Наличието на определен ден и предварително предварително планирано време поддържа всички на една и съща страница и проектът напредва.
Червено знаме № 5
Изобилие от звънчета и свирки, но все още не са достатъчно основни функции.
При избора на платформа за управление на проекти се съблазнява да изберете тази с най-интересните функции.
Уверете се, че основната функционалност поддържа тези звънци и свирки. Независимо дали това е пълна интеграция с Gmail и DropBox, трансформация с едно кликване от имейл към проектна задача или незабавни съобщения в споделено работно пространство, изберете функциите, които са подходящи за вашия виртуален екип.
Wrike, Zoho Projects и Clarizen са три популярни уеб-базирани възможности за сътрудничество по проекти, които предлагат подобни функции.Преди да се ангажирате с една платформа, вземете ги за тест драйв, за да определите кой е най-подходящ за вашите нужди.
Долен ред
Завършените проекти не се материализират чрез чиста воля. Прекарването на твърде много пари за скъпи платформи за управление на проекти, които не си свършат работата, не само вреди на крайния резултат на вашата компания, но и забавя производителността и изтегля крайните срокове.
Върнете се на пистата с платформа за управление на проекти, която проследява задачи, прегледи, съхранява файлове, предлага цялостен преглед на членовете на екипа и осигурява лесни виртуални срещи / незабавни съобщения от едно и също място.
Превързана рана на снимката чрез Shutterstock
