Главната цел на един офис мениджър е да гарантира, че административната функция на компанията допринася за постигането на целите на организацията, независимо дали е нестопанска или с нестопанска цел. Вашите отговорности като офис мениджър включват надзор на офисните операции, проектиране и прилагане на фирмени политики, изготвяне на ведомости за заплати, поддържане на фирмени и клиентски документи и управление на персонала. Също така може да се очаква да организирате електронни и хартиени картотеки, да наблюдавате инвентаризациите и да поддържате годишните бюджети. Офис мениджърите се отчитат пред висшето ръководство и ги информират за нуждите и опасенията на офиса.
$config[code] not foundКомуникация на служителите
Една от основните ви цели е да се гарантира, че чиновниците и административните служители спазват своите работни задължения. Вашата работа е да следите ежедневните административни задачи, като например водене на записи, архивиране, финансови транзакции, инвентаризация и кореспонденция с клиенти. Трябва да общувате със служителите си във всички отдели, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница относно целите, политиките и бюджетите на компанията. Също така ще уведомите служителите за съобщенията на компанията, промените в политиката, срещите на персонала, преразгледаните мерки за сигурност и предстоящата поддръжка или ремонт на офиса.
Офис операции
Също така сте отговорни за безпроблемното функциониране на офиса. Поздравете посетителите и ги насочете към подходящи офиси или заседателни зали, за да елиминирате претоварените работни места. Общувайте с наемодатели, компании за комунални услуги, телефонни услуги и интернет доставчици, за да се уверите, че всички информационни системи работят правилно. Трябва да управлявате запасите, за да сте сигурни, че офис консумативите са винаги на разположение на служителите. Може да проверите офис оборудването и да извършвате лека поддръжка на офис компютрите, така че те да работят ефективно. Основната цел е да се отстранят административните проблеми, така че служителите да могат бързо да свършат работата си.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingУправление на пари
Като офис мениджър, основната ви цел е да преуспеете в управлението на парите, за да се гарантира, че компанията остава в рамките на бюджетните си ограничения. Трябва да се консултирате с ръководителите на отдели, за да се уверите, че бюджетните предложения са изпълнени. Можете да създадете финансови листове, които очертават очакваните разходи за доставки, договори и оборудване за всеки отдел. Изготвя годишни финансови бюджети, необходими за покриване на офис разходи и други оперативни разходи, така че висшето ръководство може да взема надеждни финансови решения.
Поддръжка на обекта
Също така ще се очаква да следите отблизо съоръженията, за да се гарантира, че те са безопасни, сигурни, чисти и добре поддържани. Трябва да се уверите, че офисът има одобрени от града планове за пожарна евакуация, достатъчно пожарогасители и комплекти за първа помощ.Ваша е отговорността да уверите служителите, че няма риск за здравето, опасения за околната среда или проблеми със сигурността в работните помещения в офиса. Трябва също така да планирате ремонти на неправилно функциониращо оборудване, включително механични и електрически системи и компютри, и да наемате професионални почистващи средства, за да дезинфекцирате работните помещения. Плановете за евакуация след пожар, издадените от държавата документи на работното място и фирмените политики на видимо място в офиса, така че служителите да бъдат информирани за аварийните процедури и важни разпоредби.
