Писането на официална бележка е ефективен начин за общуване в рамките на една компания. Напишете бележката с авторитетен глас, който възнамерява да информира, а не да заплашва читателя. Допълнителната информация, включена в бележката, е известна като прикачен файл, а приложенията обикновено са включени с писма. Официалната бележка включва конкретни раздели и включва инициалите на писателя и на асистента в края. Въпреки че повечето бележки са на една страница или по-малко, не забравяйте да включите абзац с резюме в края на бележката, ако е по-дълъг от една страница.
$config[code] not foundСъздайте заглавието на бележката, което включва секциите „До“, „От“ и „Тема“. Решете кой трябва да получи копие от бележката. Ако включвате прикачени файлове, решете кой трябва да получи прикачените файлове и кой просто се нуждае от копие на бележката, така че да са запознати с информацията и че прикачените файлове са били разпространени (например мениджърът може да е създал прикачения файл и не е задължително копие). Включете имената на всички, за да получите бележката в секцията "До" на заглавието. Хората, които искате да копирате, отиват в частта "cc" на бележката в края на бележката. Може също да има хора, на които искате да информирате частно за бележката. Тези получатели ще бъдат "копирани сляпо". Те ще получат копие от бележката, но няма да бъдат публично изброени в секциите „До“ или „cc“.
Напишете тялото на бележката ясно и сбито. Използвайте директен и официален език, но пазете бележката от звучене на заплаха или унижение. По-дългите бележки трябва да включват заглавията на параграфите, за да ги направят по-лесни за четене.
Завършете бележката. При приключване на текста на бележката трябва да се появят инициалите на автора, с инициалите на асистента след наклонена черта "XX / yy". Инициалите на автора се капитализират; асистентът е с малки букви. Под това, две празни места надолу, трябва да бъде думата "Приложения (x)" с броя на приложенията, включени в скоби, ако има повече от един. След това избройте хората, които искате да копирате, или "cc." Тя трябва да е във формат на списък. Хората, които са копирани сляпо, трябва да бъдат написани на ръка на своите копия. Не забравяйте да включите "bcc", за да знаят, че са копирани анонимно. Авторът на бележката трябва да постави началото на името си в секцията "От" на заглавието преди разпространението на бележката.
Бакшиш
Съхранявайте допълнително копие или две от бележката във файл с прикачените файлове, в случай че някой друг трябва да бъде добавен към списъка за разпространение.
Проверете бележката за типографски грешки, които пропускат правописа (форма / от).
Повечето текстообработващи програми включват шаблон за бележки, ако фирмата ви не е посочила такъв за използване.
Внимание
Уверете се, че сте включили всички получатели в секцията „До“ на бележката.
Бележките следва да се използват само за вътрешни комуникации на компанията. Комуникацията с доставчици или клиенти трябва да бъде написана в писмен вид.
