Бележките - кратко за меморандума - са почти същите като буквите. Основната разлика между тях е, че писмата предават информация на хора извън организацията, докато записките обикновено се пишат на хората отвътре. Друга разлика между буквите и бележките е форматът. Писмо използва поздрав ("Уважаема госпожо") и близък ("Искрено"); бележка не. Бележка винаги съдържа линия на тема. Бележките могат да бъдат официални или неформални, в зависимост от това кой ще ги чете.
$config[code] not foundСъдържание на плана
Избройте точките, които трябва да направите в бележката, и запишете информацията, необходима за поддържане на тези точки. Включете основна информация, която е необходима, за да се даде на темата контекст.
Поръчайте информацията. Ако темата е сложна, неприятна или противоречива, контекстът на фона вероятно би трябвало да излезе на първо място. В противен случай започнете с основната идея.
Проверете дали не сте оставили поддръжка или основна информация.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingСъберете подкрепящите документи, които ще ви трябват за справка, докато пишете бележката си.
Форматирайте бележката
Проверете дали вашата компания има предпочитан формат за междинни бележки. Някои компании дори имат предварително отпечатани меморандуми. Използвайте предпочитания или предварително отпечатан формат, ако има такъв.
Задайте полетата, оставяйки поне 1/2-инчово пространство на горната и долната част и 1-инчово пространство от всяка страна. Съдържанието на бележката трябва да бъде центрирано на страницата; ако бележката е много кратка, горните и страничните полета трябва да бъдат увеличени.
Задайте стила на документа за текстообработка на блоков формат: подравнен вляво, единично разположени, с интервал между параграфите.
Създайте заглавие
Напишете в заглавните компоненти, за да стартирате бележката, един компонент за единична линия. Всеки компонент трябва да бъде последван от двоеточие. Например: Дата: До: От: Тема:
Попълнете информацията за предмета, като използвате стил на заглавие. Това означава, че думите в темата трябва да бъдат главни, с изключение на статии, предлози и съюзи с по-малко от четири букви, освен ако не стартират или прекратяват заглавието. Направете темата специфична.
Попълнете редовете "Дата", "До" и "От", като подравните първата дума от всяка с първата дума от реда на темата. Датата трябва да бъде написана с изписан месец - 4 юли 2020 г. например. Използвайте пълни имена за линиите „До“ и „От“.
Създайте заглавие на втората и следващите страници, ако бележката е по-дълга от една страница. Ако бележката е за няколко получатели, използвайте съкратен вид на реда за обекта, едно пространство и включете датата, след това отново едно пространство и включете номера на страницата. Ако на един човек, можете да използвате алтернативна форма, като изброите името на читателя, номера на страницата и датата на един ред, името подравнено вдясно, числото центрирано и датата, оставена подравнена.
Напиши тялото
Напишете въвеждащ параграф, ако читателят се нуждае от него за контекст. Този параграф дава история, посочва проблема, който трябва да бъде разгледан в бележката и / или освежава паметта на читателя за предишни съобщения по темата.
Посочете основната идея на бележката. Това ще бъде началната линия, ако не сте написали въвеждащ параграф. Тук обявявате политика, решение, решение, препоръка, констатация или събитие. Ако нямаше въведение, дайте кратък контекст, например "Както обсъдихме …" или "Тъй като кафенето преживява дълги линии …"
Осигурете всякаква информация, необходима за обяснение, подкрепа или пълно предаване на информацията, от която читателят трябва да разбере темата.
Довърши
Осигурете нотации в долната част, като например „cc:“, ако изпращате копие на бележката на някого освен на лицето, посочено в заглавието.
Редактирайте бележката. Уверете се, че правописът и граматиката са правилни, идеите са разработени и че читателят ще разбере какво трябва да кажете.
Разпечатайте бележката и я започнете. Някои организации искат инициалите, написани до реда "От" в заглавната част. Други искат инициалите на дъното. Проверете фирмената политика.
Бакшиш
Дали да напишете бележка на висшестоящ или подчинен, на няколко души или да информирате другите за противоречиви или нежелани теми, поддържайте тоновете делови и формални. Пазете бележките кратки, ясни и лесни за четене.
Внимание
Когато пишете, имайте предвид, че бележките вече не са временни, както преди. Съдържанието вероятно ще остане за неопределено време, съхранявано като досие за дейността и историята на компанията. Така че пишете с постоянство в ума.
