Един от най-стресиращите времена за повечето собственици на малък бизнес е, когато паричният поток стане стегнат, защото плащанията не идват от клиенти. Не е задължително фирмата ви да не се движи гладко, а защото клиентите ви не плащат своевременно.
В това ръководство за фактуриране и получаване на плащане искаме да споделим с вас някои най-добри практики за фактуриране на клиентите ви. Освен това искаме да споделим начини, за да гарантираме, че получавате плащане навреме (или възможно най-близо), така че няма да се налага да се притеснявате за паричния поток.
$config[code] not foundИзползвайте Софтуера за фактуриране
Използването на софтуер за фактуриране като Hiveage има няколко предимства за вашия бизнес. Като начало, това показва на клиентите, че вашият счетоводен процес е професионален и организиран. Те също така ще знаят, че няма да могат да се промъкнат през пукнатините и да пропуснат плащане.
От своя страна ще можете лесно да следите специалните промоции, предлагани на конкретни клиенти, колко бързо или бавно клиентите са склонни да плащат, кои фактури са просрочени и много други.
Ще можете също да изпълнявате подробни отчети, които ще ви помогнат, когато клиентите се интересуват от фактурирането и историята на плащанията. Можете също да изпълнявате тези отчети, когато клиентите протестират за количеството продукти или услуги, които са получили във връзка със сумите, които са фактурирани.
Обсъждане на подробности за фактурирането в началото
Когато започнете да работите с нов клиент, е добре да потвърдите данните за фактурирането възможно най-рано. Някои клиенти ще се откажат от плащането на фактура само защото едно нещо, като номер на поръчка за покупка, липсва. Ето какво трябва да направите още от самото начало, за да се гарантира успешното бъдеще на фактурирането.
Вашият клиент има ли нужда от вашата W-9 в началото на съвместната работа? Вашият клиент иска ли конкретно име на проекта или номер на ПО на всяка фактура? Вашият клиент има ли няколко бизнес адреса и се нуждае от конкретен адрес за фактуриране за правилно маршрутизиране? Намерете тези неща, така че да нямат основателно извинение за забавяне на плащанията.
Повечето клиенти са добре, че са фактурирани онлайн по имейл. Но някои все още искат да получат това хартиено копие по пощата. Уверете се, че сте изпратили съответно фактурата си.
Различните клиенти имат различни правила, когато става въпрос за фактуриране. Някои фактури трябва да отидат на собственика на фирмата за одобрение, а след това да стигнат до счетоводството. Други трябва да отидат в счетоводството с ЦК до ръководителя на проекта, с който работите, за да могат да изпратят своите ОК в счетоводството.
Понякога имате клиент, където фактурата трябва да бъде изпратена като PDF на едно лице за одобрение. След това трябва да бъде изпратено на друго лице за одобрение. И накрая, трябва да се изпрати по електронен път до външен счетоводен отдел.
Разберете какъв е процесът за вашия клиент и го следвайте съответно.
Ясно дефинирайте Условията си
Изненадващо някои хора не посочват условията за плащане. Те просто оставят подразбиране при получаване на фактурата. Ако условията за плащане не са дължими при получаване, тогава трябва да ги промените съответно на фактурата си. В противен случай хората ще приемат, че не сте променили условията за плащане от настройката по подразбиране и не съставяте своите условия за плащане.
Говорейки за условията на плащане, един от начините да се уверите, че сте платени, преди да извършите работата или да изпратите продукта, е да предложите отстъпка за авансово плащане. Вашите клиенти ще се радват на възможността да спестят малко и ще ви харесат факта, че не трябва да се притеснявате за вкореняване.
Ясно дефинирайте кога да очаквате фактуриране
Нека вашите клиенти предварително знаят, че обикновено фактурирате в края на месеца, първо на месеца, средата на месеца, седмично, на две седмици или когато даден проект е завършен. По този начин те знаят кога могат да очакват да получат вашата фактура и се надяваме да я търсят.
Предложете повече от един начин за плащане
Само защото 90% от клиентите Ви използват PayPal или плащат онлайн, това не означава, че останалите 10% ще. Позволявайки на клиентите си да плащат с кредитна карта или чек, ще можете да премахнете повечето от пречките за плащания за повечето от клиентите си.
За да гарантирате, че клиентите ви могат да плащат по начина, по който искат, включете пощенския си адрес във фактурата и активирайте допълнителни опции за плащане, за да плащат онлайн извън PayPal.
Добрите алтернативи за обработка на кредитни карти на PayPal включват Stripe, Braintree и Authorize. И трите имат сходни цени от 2.9% + 0.30 $ за транзакция. Допълнителните такси включват следното.
- Braintree не таксува транзакционните такси за първите 50 хиляди, обработени чрез тях. Те начисляват допълнителни 1% за международни валутни сделки.
- Braintree и Stripe начисляват такса от $ 15.
- Stripe таксува допълнителни 2% за международни валутни сделки.
- Упълномощава се такса от $ 49 такса за инсталация, 25 $ месечна такса за портал, 1.5% такса за оценка за международни транзакции и $ 25 такса за възстановяване.
И така, как избирате? Ето някои въпроси, които трябва да зададете за вашия бизнес.
- Искате ли да приемате плащания по телефона или на мобилното си устройство лично?
- Искате ли да приемате само стандартни плащания с кредитни карти (Visa, Mastercard, Discover, AMEX и т.н.) или искате да приемате и по-нови методи за плащане като Apple Pay, Bitcoin или Venmo?
- Имате ли нужда от таксуване за абонамент? Разделете опциите за плащане?
- Имате ли клиенти по целия свят и в страни, които не могат да използват PayPal?
След като получите отговорите на тези въпроси, трябва да можете да свържете функциите на платежните процесори с нуждите си, за да определите кой е подходящ за бизнеса ви.
Също така имайте предвид, че ако имате клиенти, които не плащат чрез PayPal, защото имат нещо против PayPal, те може и да не харесват Braintree, тъй като Braintree е придобит от PayPal.
Потвърдете, че сте изпратили фактурата
Вие знаете, че можете да разчитате на вашия софтуер за фактуриране. Така че не е задължително да правите това, защото не вярвате в софтуера си, а повече, за да получите първото напомняне, че сте изпратили фактурата си.
След като изпратите фактура на клиент за първи път, изпратете имейл на лицето, което трябва да получи фактурата, и всеки, който трябва да бъде копиран на него, който току-що сте изпратили във фактурата си. Тя може да бъде включена като случайно споменаване, което върви с актуализациите на вашия проект.
Обикновено трябва да правите това само с клиенти, които за първи път или клиенти, които редовно закъсняват с плащания. С клиентите за първи път можете да се уверите, че данните за фактурирането са правилни.
Изпращане на нежни напомняния
Не всеки ще плаща 100% навреме. Някои хора законно ще бъдат толкова заети, че неволно да забравят фактурата си. В началото искате да приемете, че фактурата ви е забравена по погрешка и съответно да оформи вашите напомняния.
Когато изпращате отново фактура, някои чудесни начини да се обърнете към напомнянето на фактурата включват следното, включително някои формулировки за специални ситуации.
- Забелязах, че все още не сте видели моята фактура. В случай, че не се получи правилно, аз отново го изпращам. Ще прикача копие чрез PDF в отделен имейл. Никога не се знае с филтрите за спам в електронната поща в наши дни.
- Знам, че наскоро сте били заети с пускането на новия проект. В случай, че бъде погребан във входящата ви поща, ето моята фактура за миналия месец.
- Надявам се, че сте имали добро пътуване! Знам, че вероятно сте наваксали много, затова исках да се уверя, че това е на върха в списъка, тъй като е минало 30 дни.
- Това е само приятелско напомняне за фактурата ми от миналия месец. Времето лети, но тъй като са минали 30 дни, мислех, че ще ви уведомя.
В по-голямата си част, това трябва да реши проблема и трябва да получите отговор - и плащане. Ако не получавате отговор от един човек, винаги можете да изпратите нежно напомняне на някой друг. Позволете на този човек да знае, че не сте чули за фактурата си и че искате да се уверите, че е направил това.
Ако нямате персонализирани напомняния, това също е добре. Вместо това можете да изберете да изпращате автоматични напомняния!
Сложете краката си надолу
Ако горните напомняния останат незабелязани, може да се наложи да получите малко по-агресивен. Това е особено важно, ако фактурата е станала сериозно просрочена. Има някои неща, които трябва да обмислите, преди да тръгнете по този път.
- Искате ли тази компания да остане клиент? Ако го направите, съпричастността с бавно плащане може да ви спечели бъдещата лоялност.
- Можете ли да спрете доставката или услугите поради неплащане? Отново този избор може да се свежда до това дали искате тази компания да остане клиент.
Имайки предвид тези отговори, действайте съответно. Започнете с изпращането на фактурата, както в цифров, така и по пощата. Обадете се на клиента си и ги уведомете, че разбирате, че нещата могат да бъдат трудни, но сте изпълнили договорените услуги или изпратили продуктите. По този начин текущото плащане се дължи незабавно.
Да, това може да е неудобно. Но това е и бизнес. Вероятно не сте единственият доставчик, за който клиентът е закъснял да извършва плащания, така че няма да бъдете единственият, който прилага проблема. Но ако вие сте единственият, който ги оказва натиск, най-вероятно ще получите първо заплащане. Или поне след първоначално плащане на основни комунални услуги, наем и други сметки.
Продължаването на въпроса може да бъде разочароващо както за вас, така и за вашия клиент, но това може да бъде от ключово значение за получаването на заплащане. Някои собственици на малки предприятия съобщават, че им се плащат едва две години след изтичането на срока. Докато закъснението никога не е добро, то е по-добре от никога.
Изображение с фактура чрез Shutterstock
Още в: Популярни членове 9 Коментари ▼
