В бизнеса често се изисква писането на предложение да предлага решения на реални проблеми. В книгата си "Бизнес комуникация: процес и продукт", Mary Guffey заявява, "предложенията са убедителни предложения за решаване на проблеми, предоставяне на услуги или продажба на оборудване." Документът до основните му части може значително да опрости процеса и да увеличи шансовете предложението да бъде посрещнато с благоприятен отговор.
$config[code] not foundПрезапис и изготвяне
Познайте аудиторията си. Проведете изследвания, за да определите лицата, които съставляват командната верига, като четете предложението. Това ще определи колко технически трябва да бъде езикът, независимо дали ще бъде необходим речник за определяне на термините, тона и колко информация за проблема трябва да бъде включена.
Провеждане на изследвания за идентифициране на предишни опити за решаване на проблема и недостатъците на тези усилия. Разберете разходите за материали и труд и определете колко време ще отнеме от началото до края, за да завършите всички фази на прилагане на предложеното решение.
Използвайте въвеждането, за да идентифицирате проблема и неговото значение. Дайте доказателства, че съществува проблем, като например доказана загуба на пари, време или клиенти. Опишете защо е необходимо предприемането на действия за решаване на проблема. Накратко очертайте вашето решение и, въз основа на вашите изследвания, представете доказателство, че предложеното от вас решение ще работи.
Дайте информация за проблема в точките на тялото, включително причините за него и предишните опити за решаване на проблема. Потвърдете алтернативни решения, графики или графична информация. Според Робърт Адлер и Жан Елмхорст, редактори на „Комуникация на работното място: принципи за бизнеса и професиите“, сравнителният анализ „е особено полезен, когато аудиторията обмисля идея, която се конкурира с тази, която защитавате“.
Причините за проблема трябва да бъдат решени и да предложат вашето решение и ползите от него. Включете описания на продукта или услугата, които се препоръчват, и подробности за това как ще решат проблема. Включете график, в който се посочват крайните срокове за всеки етап от проекта.
Докладвайте разходите, които понастоящем се изразходват, и посочете как вашето решение ще спести пари. В книгата "Бедфордското ръководство за писатели от колежа" от X.J. Kennedy et al., Писателите на предложения се съветват да "оценят ресурсите - пари, хора, умения, материал - и времето, необходимо за прилагане на решението".
Завършете с окончателните препоръки и потенциалните последици, ако не предприемете действия, свързани с целите на организацията. Използвайте заключението за „убедително препродаване на вашето предложение, като подчертавате ползите от вашето решение, продукт или услуга над всякакви конкурентни идеи“, казва Джералд Алфред и др., Редакторите на „Наръчник за техническо писане“.
