Светът на бизнеса изглежда се върти по оста на срещи - но не всички срещи са продуктивни. Инвестирайте време в планирането на продуктивна сесия, за да сте сигурни, че срещите ви свършат работата. Внимателно обмислете какво трябва да постигнете и кой трябва да участва.
Определете целта и аудиторията
Задайте цел за срещата и я обосновете кратко и ясно. Например създайте кратък списък с точки, които описват конкретни цели. Целта на срещата ви може да бъде да предадете важна информация, да вземате решения, да разрешавате проблеми или да възлагате действия. Сбита и точна цел помага на организатора на срещата да определи кой трябва да участва в срещата. Изградете списък на поканените, като подравните всяка цел с членовете на екипа, чието присъствие ще направи възможно действително да се постигне целта.
$config[code] not foundЗадайте дневния ред
Определете дневния ред на срещата въз основа на всяка цел от целта. Ако целта е да се съобщи началото на проекта, задайте точка от дневния ред, която идентифицира кой ще представи тази информация и как ще бъде споделена информацията, като например чрез презентация в PowerPoint. Ако целта е да се зададат действия, задайте точка от дневния ред, която описва как ще бъдат направени заданията. Всяка цел трябва да има една или повече точки от дневния ред, подредени директно с нея.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingИзберете Дата и час
Изберете дата и час на срещата въз основа на наличността на ръководителя на срещата и на най-критичните поканени. Колкото по-голям е списъкът на поканените, толкова по-трудно е да се намери ден и час, когато всички са на разположение. Приемете време, което отговаря на възможно най-много графици. Преди да настроите времето, помислете за часовите зони. Ако някои от поканените ще участват по телефона или интернет, помислете за работното им време, както и за собственото си. А 1 час. среща в Източното стандартно време е среща за обяд в централното стандартно време. Същата среща е в 2 часа в Токио.
Изберете Местоположение
Намерете конферентна зала, която ще направи възможно постигането на всички точки от дневния ред. Изберете стая, която е голяма или достатъчно малка, за да пасне удобно на броя на хората, които се очаква да присъстват. Стая с 40 места е лош избор за среща с 10 души. По същия начин не искате тълпата да се притиска толкова тясно, че е необходимо да се въвеждат допълнителни столове.
Организирайте материали и инциденти
Ако се очакват презентации, уверете се, че стаята е оборудвана с проектор. Ако не, вземете мерки да донесете с вас проектор - също така се уверете, че имате нещо за проектиране, като например екран или бяла стена. Не забравяйте да вземете под внимание наличието на други инциденти, като бели дъски с маркери за сухо изтриване, флипчарт и телефони за високоговорители за участници извън обекта. За многочасови срещи организирайте храна и напитки, така че участниците да останат фокусирани върху темата, а не върху стомаха.
Уведомяване на поканените
Предварително уведомете предварително поканените за целите на срещата, датата, часа и местоположението, за да могат да се подготвят правилно. В повечето случаи е за предпочитане поне едноседмично предизвестие. Използвайте софтуера на календара на работното място, за да изпратите среща с всички поканени. Много програми ще предупреждават поканените няколко минути или няколко дни преди срещата или ще персонализират сигналите според вашите нужди.
