Пред вас има проект за писане… и празен лист хартия. В студена пот започваш да мислиш, че може би ще е по-лесно да наемеш копирайтър (в края на краищата не си влязъл в бизнеса, за да бъдеш писател). Помисли отново. С пет лесни стъпки и някаква практика, вие може да бъдете свой собствен копирайтър и да реинвестирате парите, които бихте похарчили за външна помощ за вашия бизнес.
Защо бизнес писането е важно
Причината за писане, или какъвто и да е вид бизнес комуникация, е важна от същата причина, поради която се занимаваме с бизнес: да създаваме положителни бизнес резултати. Ефективното бизнес писане може да популяризира положителни бизнес резултати по много начини, включително:
- Създаване на стойност за заинтересованите страни
- Помощ за привеждане на заинтересованите страни в стратегиите и целите на компанията
- Позволяване на писателя да се ангажира с непрекъснато обучение
Посочените по-долу предложения ще подобрят начина, по който пишете по всяко време - от неформално имейл до пълно бизнес предложение. (Единственото нещо, което ще варира, е времето, прекарано във всяка задача за писане.)
Стъпка 1: Познайте аудиторията си.
Общувате ли нагоре, надолу или странично? Вашата аудитория е вътрешна или външна за вашата организация? Това са най-основните въпроси, свързани с вашата аудитория. Ако спрете тук в разследването си, вероятно нямате достатъчно информация, за да продължите с процеса на писане.
Запознайте се с читателя по какъвто и да е начин. Ако това е един конкретен човек, има ли помощник, който може да ви даде някаква представа? Може би директните доклади на човека могат да ви дадат някои указания? Има ли профил на човека, който ще ви помогне да определите интересите и стила на общуване? Ако продавате или общувате по командната верига, отговорите на тези въпроси могат да бъдат решаващ фактор за това дали вашата аудитория чете и действа според вашето писане.
Отделете малко време и помислете за предпочитания от вас читателски стил на комуникация. Помислете как общуват с вас и с другите. Искат ли да „стигнете до точката” или започват с въпроса как прави семейството ви? Преобладаващата мъдрост в американската писмена комуникация е да стигнем до точката; въпреки това; много професионалисти в бизнеса предпочитат първо да изграждат отношения, и няма да четат електронната ви поща, ако се чувстват обезценени чрез комуникация, която скача право на бизнес. Познаването на аудиторията означава да знаете къде да поставите основната си точка: в началото или в края.
Най-важното нещо, което трябва да запомните, когато обмисляте аудиторията си, е да знаете какво им е важно. Няма нищо лошо в въпроса „Какво има в мен за мен?“ Ако не го питате от името на читателя си, съобщението ви може да бъде пренебрегнато.
Стъпка 2: Решете за комуникационния канал.
След като се запознаете с аудиторията си, можете да вземете информирано решение какъв канал да използвате. Каналите или начините на комуникация могат да бъдат разделени на вътрешни или външни, формални или неформални. Отново, това е само първата стъпка. Помислете дали читателят ще предаде информацията ви. Ако е така, на кого ще го предадат? Тези въпроси ще ви помогнат да решите дали имате нужда от брошура, писмо, бележка, електронна поща или друга форма на бизнес писане.
Пример: Ще пишем на нашия надзорен орган, за да го убедим, че трябва да бъде въведена нова политика, за да поиска платен отпуск. Тъй като това е по-официална, вътрешна заявка, ще използваме формат за бележки. Бележката ще бъде написана по такъв начин, че надзорникът да го отнесе до директора на ВП за обсъждане.
Стъпка 3: Вербализирайте желаното действие.
По време на семинари по бизнес писане участниците често разбират аудиторията и комуникационния канал, но в точката, в която трябва да определят общата си цел, те си мислят: „Искам да я прочетат.“ Тази цел не отговаря на целта на бизнеса. писане - за промяна на поведението. Вербализирането на това, което искате от читателя, насърчава конкретни действия. Искате ли читателят да следва нова политика? Искате ли да се обадят за показване или пробно предложение? Предлагате ли промяна или отправяте искане, което се нуждае от незабавни действия?
Ако не сте наясно с идеалното действие, вашият читател също ще бъде неясен - и по-малко вероятно да действа. От друга страна, като имате ясна представа за целта на вашата комуникация, е по-вероятно да убедите читателя си да действа. Времето е от съществено значение в писането на бизнес. Имате само един момент да оставите публиката да знае, че това, което трябва да кажеш, е ценно и се нуждае от действие.
Стъпка 4: Мислете като репортер.
Подобно на репортер, отговорете на „Петте W“ - кой, какво, къде, кога, защо (и как). Не забравяйте, че писането на бизнес информация е по-ясно, когато става въпрос. Не давайте история и „интересни“ подробности за фона, освен ако не са пряко свързани с това, което искате читателят да направи.
Ако имате читател, който харесва значителни подробности, помислете дали да не отговорите на следните въпроси:
- Защо читателят се грижи?
- Как ползва читателят?
- Какво трябва да направи читателят?
- Кога трябва да го направи читателят?
- Какво се случва, ако читателят предприеме действия?
- Какво се случва, ако читателят не поемам инициатива?
- Кой друг ще има полза? Защо?
- Къде читателят отива за повече информация?
Стъпка 5: Затворете продажбата.
Попитайте за продажбата в края на вашата бизнес комуникация. Искайте от читателя действието, което очаквате и когато го очаквате. Това е техниката за затваряне, която е най-ефективна за аудиториите в САЩ. Ако пишете за международна публика, има различни стъпки; въпреки това, осигуряването на завладяващ край ще засили комуникацията ви.
Нека да разгледаме един пример, който използва всичките пет стъпки на процеса на писане.
До: Евън Дата От: Сома Юргенсен, x555 Дата: 29 декември 2010 година
Re: Повишаване на ефективността на исканията за платен отпуск (PTO) На неотдавнашна среща на персонала бях развълнуван от желанието ви да подобрите ефективността на нашите процеси, за да определим приоритетите на нашето време и да открием повече баланс между работата и живота като организация. Вашите мислещи идеи този ден ме вдъхновиха да предложа собствена идея. Моля, разгледайте тази бележка като молба за промяна в процес, който струва на компанията безброй часове неефективност и преработка. Въоръжени с тази молба за промяна, можете да добавите друга тактика, за да подкрепите стратегията си да се фокусирате върху хората чрез рационализиране на процесите. Настоящата политика е за служителите да изпращат по електронна поща на техния ръководител за PTO. След това ръководителят проучва броя на дните, през които служителят има и частично попълва формуляр, който служителят трябва да попълни и подпише, преди да одобри искането. Тъй като нашата компания е увеличила броя на служителите, които се отчитат пред всеки мениджър по време на преструктурирането през миналата година, търсенето на време на мениджърите за заявките за ВОМ нараства експоненциално. Само с един асистент, директорът по човешки ресурси е залят с искания за натрупване на заявки за индивидуално PTO. В резултат на това се отделя значително време за изследване и удовлетворяване на искания, което също доведе до многобройни грешки. Чрез интранет на компанията за разпространение на формулярите и персонализиране на системата за HRIS с влизане на служители, голяма част от изследванията и формулярите могат да бъдат направени от самите служители. Новата система ще работи както следва: Приемането на тази процедурна промяна ще освободи време за служителите, мениджърите и ЧР. Спестеното време може да бъде изразходвано в личен контакт със служители, които имат повече от рутинни въпроси, като подобряват обслужването на клиентите, предоставяно от ЧР. Продължаването на текущата политика ще доведе до загуба на време и ресурси. За повече информация относно разочарованието по отношение на текущата политика, аз и асистентът по човешки ресурси може да се срещнем след първата година. Ние сме на разположение да предоставим конкретни данни, подкрепящи тази промяна, на среща с директора по човешки ресурси. Този нов процес може да бъде осъществен в рамките на шест месеца, което ще позволи на компанията да се възползва от тази календарна година (2011) и бързо да подчертае вашата стратегия за фокусиране върху хората чрез рационализиране на политиката. Ще се свържа с вас в рамките на седмица от първата година, за да обсъдя тази възможност допълнително. Ако междувременно имате въпроси, моля, свържете се с мен на разширението ми в заглавието на бележката. На Ваше разположение, XXXX
Заключителни бележки Помнете това - дори посвещаването на няколко секунди на организирането на мислите ви чрез този петстепенен процес може да подобри работата ви, независимо от съдържанието. След всяка взаимно приобщаваща стъпка може да ви позволи бизнес писателят да улесни силната комуникация, която има положителни резултати за вашия бизнес.
