За мнозина извикването на среща не е добре дошло събитие. На много работни места работниците прекарват голямо количество време в срещи, които твърде често ефективно не постигат нищо. Вместо да позволиш на срещата ти да се слееш с останалите безсмислени - а може би дори и болезнени - срещи, които участниците може да са имали преди това, като ги подреди чрез ефективно планиране и провеждане на вашата среща.
$config[code] not foundПоставяне на цели. Всички срещи трябва да имат за цел. Преди да се срещнете, решете какво искате да постигнете при това. Когато съставяте целта си, напишете кратко и лесно разбираемо изявление като „Избор на рекламна кампания за четвъртото тримесечие“.
Подгответе дневен ред. Избройте всички теми, които искате да обсъдите на срещата, в реда, в който искате да ги обсъдите. Добавете по-голяма яснота към дневния ред, като поставите приблизително време до всеки елемент, за да обсъдите въпроса, като Ви помага да гарантирате, че не сте включили твърде много елементи.
Споделете вашата цел и дневен ред преди срещата по електронната поща. Като споделяте и целта на срещата и дневния ред с тези, които ще присъстват предварително на тяхното пристигане, вие им позволявате да се подготвят психически за срещата, както и да им дадете възможност да се подготвят с документи или други материали, свързани с планираното. тема.
Установете роли. Изберете лице, което да служи като секретарка, и да помолите този човек да си води бележки по време на срещата. Присвояване на друг участник в събранието, за да действа като време. Този индивид ще следи часовника и ще ви помогне да следвате планираното разпределение на времето за всяка точка от дневния ред. Декларирайте себе си за модератор на срещата и поемете задачата да преминете по елементите на дневния ред своевременно и ефективно.
Възстановете контрола на срещата, ако тя се изплъзне от вас. Особено, ако участник на вашата среща има склонност да води срещи в заблуждение, от жизненоважно значение е да упражниш властта си като ръководител на срещата и да запазиш сесията на курса. За да направите това ефективно, учтиво напомнете на индивида, който се опитва да отвлече срещата на причината за срещата и да го помолите да спаси опасенията си за дискусия по-късно.
Задайте задачи. Докато се движите в дискусията и решавате какво трябва да правите, задайте тези задачи на място. Също така определете срок за завършване на всяка задача, като подобрите шансовете задачата да бъде изпълнена. Помолете индивида да вземе протоколите от срещите, за да запише тези задачи.
Завършете срещата навреме. Ако позволите на срещата да премине през планираната крайна точка, най-вероятно ще откриете, че много от присъстващите психически проверяват седящите. Ако стигнете до края на определеното си време и имате предмети, които трябва да обсъдите, поставете ги на по-късна дата от уважение към онези, които са дали време да присъстват на срещата.
Споделяйте минути след срещата. Изпратете по електронната поща протоколите от заседанията заедно с благодарност на присъстващите за тяхното сътрудничество и отдаденост с 24 часа след края на срещата. Ако сте задали много задачи по време на срещата, включете любезно напомняне на участниците, за да проследят зададените елементи.
