Воденето на записи е съществена част от много видове бизнес днес. Независимо дали работите в медицински кабинет, университет, юридическа фирма или друга институция, управлението на формулярите, които поддържат тези предприятия, често са работа на пълно работно време. Понякога количеството документи, генерирани от организацията, може да изглежда огромно. Общите проблеми, с които се сблъсква управлението на записите, могат да бъдат облекчени, ако има системи, които да ги управляват.
$config[code] not foundИзгубени записи
Забравените записи могат да варират от незначителни неудобства за бизнеса до огромна караница, която отнема месеци или дори години, за да се реши. Например, ако клиентите редовно изискват документи от компанията и не можете да ги предоставите своевременно (или изобщо), рискувате да загубите бизнеса им в бъдеще. Ако за даден правен въпрос са необходими важни документи, като например защитата на компанията срещу съдебно дело, непредставянето на подходящи документи може да струва огромни парични суми или дори да означава изцяло разпадането на бизнеса. Един от начините да избегнете загубата на записи е да имате подробен процес на организация и съхранение.
Организация на запис
Правилната организация на файловете е един от крайъгълните камъни на доброто управление на записите. Обикновено компаниите организират файловете хронологично по години и след това по име на клиента. В допълнение към хартиените копия на записите на фирмата, електронното съхранение е жизнеспособна опция, която спестява време и пространство, които вашият бизнес може да използва за други цели. Въпреки това, дори ако решите да запазите по-голямата част от ценните файлове на компютрите на вашата организация, хартиените копия имат своето място в съхранението на записи и организацията. Оригиналните документи, като тези с нотариално заверени подписи, често трябва да се съхраняват за определен брой години или понякога безкрайно.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingСъхранение на запис
В зависимост от вида бизнес, за който съхранявате записи, както и от това колко време е работило фирмата, може да се окаже, че нямате място за всички формати, които трябва да пазите. Потенциално решение на този проблем не е да се съхраняват всякакви външни записи. Помислете колко дълго вашият бизнес наистина трябва да има тези форми на ръка. За целите на федералните данъци по-голямата част от документите могат да бъдат изхвърляни след определен период от време, както е указано от Службата за вътрешни приходи (IRS), в зависимост от вида на подаденото заявление (вж. Раздел Ресурси). От различни предприятия, като юридически и медицински служби, се изисква да съхраняват информацията за клиента само за определен брой години, в зависимост от състоянието, в което работят. Друго решение е да се съхраняват записи в отделно съоръжение, като например единица за съхранение под наем. По този начин те не заемат ценно място в помещенията на вашия бизнес, което можете да използвате, за да управлявате организацията. Имайте предвид обаче, че такива единици могат да бъдат скъпи в зависимост от броя на записите, които трябва да съхраните.
