С нарастването на вашата компания добавяте още процеси, софтуер и хора. Ако не сте проактивно рационализирали през цялото време, може да се изненадате да откриете, че вашите системи са сложни и излишни.
Консолидирането на работния процес ще помогне на Вашия растеж да продължи да процъфтява и да запази хората ви да работят по важните неща.
Как да консолидирате бизнес системите си
Намалете времето за въвеждане на данни
Ако въвеждате едни и същи данни на няколко места, губите времето си. Интегрирането на софтуерни приложения ви позволява да въвеждате данни еднократно и да ги синхронизирате автоматично на други места.
$config[code] not foundОгромна времева защита? Потърсете софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), който предлага интеграция на приложения с други услуги, като имейл маркетинг, счетоводство и управление на съдържанието. Например, Insightly се интегрира с Evernote, Gmail, Google Календар, Google Диск, MailChimp, Outlook 2013, Цитат Roller, Torpio и Zapier. Скоро Insightly ще се интегрира и с QuickBooks Online.
Интеграцията ви позволява да управлявате по-ефективно задачите в CRM без да дублирате работата, като например свързване на информация за проекта от Evernote към организация във вашия CRM, или създаване на персонализирани котировки с CRM информация чрез Quote Roller.
Работа в облака
В дните, в които не можете да работите по даден проект, тъй като данните се съхраняват на работния плот, до който не можете да получите достъп, е приключило. Сега всеки от екипа ви, вашите клиенти и всеки друг, който трябва да си сътрудничи по проект или документ, е в състояние да вижда и използва важна информация от всяко място чрез интернет. Данните, съхранявани в облака, са устойчиви на корупция поради компютърни проблеми, защото не се съхраняват на компютъра на никого.
Имайте предвид, че когато някои приложения в облака имат неочакван престой, това може да повлияе на способността ви да работите. (Повлияна ли е била фирмата ви, когато Google Диск бе пуснат през март?)
Ако се притеснявате за проблеми с престоите, помислете за комбинирани приложения, които ви позволяват да работите от архивирани данни, съхранявани локално, или такива, които имат офлайн режим.Популярните облачни приложения за бизнеса включват Google Apps for Business, Office 365, Box и RebitPro. Освен това, много облачни приложения са по-евтини алтернативи за закупуване на блок софтуерни лицензи за вашата компания.
Използвайте само един календар
Малко неща са по-разочароващи от липсата на краен срок, защото някой е проверявал грешния календар. Най-добрият начин да избегнете това е да използвате само един календар за всеки и всеки проект.
Изберете календар, който ще се интегрира със софтуера, който използвате за управление на CRM и управление на проекти, както и мобилните устройства, които екипът ви използва редовно. Не само ще можете да синхронизирате важни крайни срокове на проекта, но и вашият екип може да управлява собствените си графици в рамките на едно и също мобилно приложение, като същевременно поддържа важни крайни срокове на компанията.
Следвайте „K.I.S.S. член "
Точно както си научил в училище, Keep It Simple, Silly.
Ако искате да избегнете усложняване на рутинните бизнес задачи и създаването на излишък в работния процес, винаги се фокусирайте върху простотата. Най-новата технология не винаги подобрява това, което вече имате. Ако пазарувате за по-добри бизнес системи, уверете се, че не дублирате нещо, което вече имате. Това е едно място, където плъгини, приложения и разширения са наистина полезни.
Можете да намерите софтуер, като CRM или уеб браузър, който прави едно нещо наистина добре. След това може би ще добавите плъгин, който автоматизира процес или добавя функционалност, която управлявате с помощта на еднозададен софтуер. Това освобождава вас и вашия екип от още една програма и още един процес за учене.
Ако пренебрегвате рационализирането на бизнес системите си, първият път, когато погледнете усилено върху опциите, може да е малко преобладаващо. След като отделите време за намиране на подходящите приложения за задачите, от които се нуждаете автоматизирано и премахнете всички излишни системи и софтуер, ще бъдете оправомощени да редовно да оценявате системите си, като по този начин поддържате много по-лесно.
Вероятно най-доброто плащане за рационализиране на системите е освобождаването на екипа ви от работа по проекти, а не изгаряне на време с излишни задачи.
10 Коментари ▼
