Имейлът може да бъде бърз и ефективен начин да поддържате връзка с колегите си, но неправилното използване не е непрофесионално, може да ви струва вашата работа. Няколко съвета могат да ви помогнат да запазите професионалния си етикет.
Започнете с изпращането на имейла до получателя, като използвате подходящо заглавие, т.е. Уважаеми г-жо г-жо г-жа г-жа Мис. Д-р др. Липсата на формалност е най-често срещаната грешка. Независимо от средствата за комуникация, определен етикет е от съществено значение. Ако се обръщате към получателя чрез официалното им заглавие, направете го и в имейлите си.
$config[code] not foundАко имейлът се доставя на множество получатели, можете да замените Уважаеми господа, дами, господа, (Име на фирмата) Персонал и т.н.
Прескочете един ред и въведете съдържанието си - информационното изявление, към което се обръща статията. Това никога не трябва да съдържа жаргон, ругатни, голота, сарказъм, вицове, деградация на индивида или друга информация, която може да се тълкува като обидна за всеки.
Дръжте вашето съобщение директно и до точката. Базирайте го на факти, а не на емоции.
Никога не забравяйте, че имейлите лесно се препращат. Дори ако целевите получатели не препращат имейла, някои компании контролират кореспонденцията по електронната поща без познаване на потребителя на компютъра. Също така, след като веднъж нещо е в печат, било то по електронен или друг начин, то може да бъде посочено за неопределен период от време. Приятелски приемник днес може да бъде противник утре.
Прескочете линия и затворете с подходящ подпис. Това трябва да включва пълното ви име, име на фирмата, отдел, ако е приложимо, адрес на фирма и информация за телефон за връзка.
Пример:
С Най-Добри Пожелания;
Джон Смит, редактор ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Лос Анджелис, Калифорния 92567 Телефон: (213) 456-7485 Мобилен: (213) 654-8768
В заглавието на темата заглавието на имейла е подходящо, за да бъде лесно идентифицирано.
Винаги проверявайте правописа! Правописните грешки се отразяват лошо върху автора.
Проверят. След това го оставете да престои 20 минути или колкото е възможно по-дълго и да проверите отново. Ако се обърне внимание на една важна точка или въпрос, имайте друг индивидуален коректор преди изпращането на получателите.
Много е лесно да се натисне бутонът за изпращане, но да се контролира желанието, след като имейлът ви бъде изпратен, не можете да коригирате грешките.
Не използвайте емотикони, толкова сладки, колкото изглеждат.
Също така избягвайте да използвате твърде много цветове. Опитайте се да запазите цветовете до два максимума за имейл.
Винаги BCC (Blind Carbon Copy) себе си, така че имате копия на вашата кореспонденция, дори ако вашата програма за електронна поща автоматично записва копия на изпратените имейли.
Скоро ще свикнете с формалността. Получателите ще оценят вашия професионализъм и ще помогнете да избегнете потенциално вредни грешки.
