Екипите на Microsoft са средство за комуникация в Office 365, което дава на малките предприятия ясен начин за комуникация и сътрудничество с служителите. За тези, които не са използвали екипи на Microsoft, тя може да помогне да получите някои ценни съвети и идеи от експерти, за да се възползвате максимално от тях.
Съвети за екипи на Microsoft
Симона Милхъм е сертифициран треньор на Microsoft и обучител за платформата за обучение по ИТ обучение. Тя сподели някои ценни съвети за извличане на максимална полза от екипите на Microsoft за малкия бизнес в интервю за електронна поща с Small Business Trends.
$config[code] not foundНамаляване на съобщенията по имейл
Една от най-големите предимства на екипите на Microsoft е, че тя позволява на предприятията да съхраняват цялата си комуникация, организирана на едно място, вместо да разчитат на дълги вериги за електронна поща, които лесно могат да се загубят в разбъркването. Така че, ако искате да извлечете максимума от екипите на Microsoft, използвайте го вместо, освен в допълнение към, имейл за вътрешни комуникации.
Millham казва: „Ако някой изпрати имейл до екипа, който зададе сравнително тривиален въпрос, и всички отговарят, това генерира ужасно много имейли. Разговорите са в основата на екипите, което улеснява виждането на нишките с един поглед и бързо реагира, когато е уместно. "
Споделяйте разговори с нови членове на екипа
Екипите на Microsoft също могат да улеснят включването на нови служители. Когато направите нов наем или добавите съществуващ член на екип към нов проект, можете да споделяте разговори от тази нишка или проект с тях, за да могат лесно да наваксат, вместо да им изпращат многобройни имейли или да им предават тромави документи.
Придържайте се към няколко групи
Екипите на Microsoft ви позволяват да определите различни групи във вашата организация, така че да можете да поддържате разговори със съответните членове на екипа. Но не прекалявайте да създавате групи за всяка възможна комбинация от служители веднага. Помислете кой работи най-често по проекти най-често и създава само онези групи, които имат смисъл, за да не надвият всички с много възможности. Винаги можете да добавите още по-късно.
Имате цел за всяка група
Ако се опитвате да определите с кои групи да започнете, помислете какво искате да постигнете за всяка група. Например може да искате група само за най-високо ниво на управление, към която да се обърнете, когато взимате големи стратегически решения. Но може да искате групи само за специфични цели като ИТ поддръжка и маркетинг в социалните медии.
Добавете групи като отидете
От там можете винаги да добавяте групи, както се изискват от конкретни проекти. Да кажем, че имате специален клиентски проект, който включва хора от няколко отдела, които обикновено не работят заедно. Създайте група, която е само за този случай, така че тези работници да не се налага да общуват в по-обща нишка.
Настройте аудиоконференцията
Microsoft Teams предлага и функция за аудиоконферентна връзка, така че можете да провеждате гласови срещи в определени групи или само с един или двама членове на екипа. Това може да бъде особено полезна функция, особено ако имате някои членове на екипа, които работят дистанционно. Можете също да го използвате за комуникация с външни клиенти чрез нова функция за достъп за гости.
Създайте комуникационна стратегия
Разбира се, екипите на Microsoft не са единственият продукт на Microsoft, който предлага комуникационни функции, като например разговори за чат и аудио. Но Милъм предупреждава да не се прекалява с използването на всяка налична опция. Вместо това създайте специфичен план, който очертава в кои ситуации ще използвате екипите на Microsoft за комуникация спрямо други платформи.
Millham обяснява: „Мисля, че едно от най-големите предизвикателства е да помогнем на бизнес потребителите да разберат кой инструмент на Microsoft Office 365 да използва WHEN. Има припокриване между функционалността на Teams, Yammer и Skype за бизнес, което наистина е объркващо за потребителите, и е вероятно те просто да се върнат към електронната поща по подразбиране без някои указания. Така че моята препоръка е бизнесът да отнеме известно време, за да обмисли какви инструменти ще подхождат най-добре на различните части на тяхната организация - и да управляват някои пилоти с различни групи потребители - и след това да предоставят насоки и осведоменост на крайните потребители. "
Тест комуникационни стратегии
Както отбелязва Millham, може да е от полза да се проверят различни комуникационни стратегии във вашата организация, за да се види какво работи най-добре за вашия конкретен екип. Например, може да откриете, че има смисъл да използвате Skype за обаждания на клиенти, ако повечето от клиентите ви вече имат Skype ID и не искате да се регистрирате за достъп за гости с екипи на Microsoft. Но можете да изберете да запазите всички вътрешни обаждания в рамките на екипите в името на простотата. Просто останете отворени за входа на служителите, така че да можете да оптимизирате плана си според техните нужди.
Останете в крак с новите функции
Екипите на Microsoft постоянно се променят и добавят нови функции, които могат да са от полза за вашия екип или да променят начина, по който използвате платформата. Например Microsoft в момента е в процес на интегриране на функционалността Skype за бизнес в екипи. Millham препоръчва да проверите документацията на Microsoft Teams и практическите указания за повече информация и актуализации за всякакви промени или нови функции.
Тренирайте служителите си
Също така е важно да се уверите, че служителите ви разбират как да извлекат максимума от екипите на Microsoft. И за тази цел има много ресурси. CBT Nuggets предлага една опция за обучение на екипите на Microsoft.
Millham казва: „За собствениците на малки предприятия, той включва преглед на ресурсите, които трябва да се вземат предвид при развръщане на екипи и насърчаване на осиновяването на потребителите. За служителите тя обхваща как да се използват канали, разговори, срещи, споделяне на файлове, уикита и др. ”
Изображение: Microsoft
1
