Представете си, че сте принудени да стреляте през картотеки в търсене на стара папка с важен документ, от който се нуждаете, за да разрешите запитването на клиента.
Е, намирането на такава информация, съдържаща се в документи, може да бъде облагащо, разочароващо и без съмнение да ви забави. Въпреки това, когато сканирате старите си документи и ги съхранявате в електронна база данни, тя може да направи управлението на документи много по-лесно и по-ефективно за вашия бизнес.
$config[code] not foundКакво е сканиране на документи?
Сканирането на документи, известно още като изображение на документ, се определя просто като процес на улавяне на цифрово изображение на хартиен документ (или микрофилм).
„Това е начинът, по който вашите хартиени документи се преобразуват в електронни изображения за търсене, което може значително да помогне на вашия бизнес процес,” каза Нийл Маккейър, специалист по обработка на документи с помощта на услугата за управление на документи и сканиране Kefron в Обединеното кралство.
Целият процес на конвертиране на физически документи в цифров формат включва също сканиране и заснемане на изображението чрез използване на софтуер за оптично разпознаване на символи (OCR). OCR интелигентно разпознава цифровите снимки и ги превръща в текстови документи, за да позволи търсенето на ключови думи в даден документ.
„Когато се прави правилно, сканирането на документи може да промени начина, по който вашият бизнес работи по-добре, и ви спестява време и пари“, добавя Маккейър.
Бизнес предимства на сканирането на документи
Според McKeever, чиято заявена задача е да помогне на малките и корпоративни клиенти да внедрят и поддържат своята система за управление на информацията по най-ефективния и навременен начин, съществуват редица причини, поради които сканирането на документи (или изображенията) може да бъде ценно за вашия бизнес.
Той обяснява шест основни ползи от сканирането на документи за бизнеса:
1. Сканирането на документи ви спестява време и пари
С лесен достъп до всичките ви файлове и документи само с едно натискане на бутон, вие или вашият персонал няма да губите време да търсите в кутии и файлове в опит да намерите документа, от който се нуждаете. Няма да плащате на персонала за задача, която може да отнеме часове, когато трябва да завърши за няколко секунди.
2. Сканиране на документи подобрява обслужването на клиентите
С изобразяването на документи можете да дигитализирате всяка част от файла и да го индексирате с набор от метаданни. Това означава, че ако имате нужда от конкретна информация - като номер на фактура - можете да я намерите незабавно. Това е особено полезно, ако искате да посрещнете нуждите на клиентите си възможно най-бързо.
3. Сканиране на документ намалява пространството за съхранение
Чрез конвертиране на всички физически документи в цифрови файлове вече няма да се налага да ги съхранявате там, където са близо до вас. Те могат да бъдат поставени в кутии и изпратени до сигурни, специални сайтове, освобождавайки място във вашия офис за по-важни неща и намаляване на разходите, свързани с съхранението на хартиени файлове.
4. Сканиране на документи подобрява сигурността
Тъй като нямате нужда от тези хартиени файлове на място, можете да ги запазите в специални хранилища, които имат изключителни протоколи за сигурност. Не е нужно да се притеснявате и за сигурността във вашия офис, тъй като всички цифрови файлове и архиви могат да се съхраняват отдалечено на високо защитени сървъри.
5. Сканиране на документи Ви позволява да споделяте и да си сътрудничите
Друга голяма полза от цифровите файлове над хартиените е споделянето на документи. Няколко колеги могат да получат достъп до един и същ документ, когато е необходимо, като отново намаляват загубеното време, когато хартиените файлове трябва да се прехвърлят от едно ведомство на друго.
6. Сканирането на документи ви помага да спазвате правилата за съответствие
И накрая, може да откриете, че процедурите за съответствие във вашата индустрия изискват да съхранявате някои документи както цифрово, така и физически. Поставянето на сигурно и ефективно решение за създаване на изображения в момента вече може да ви спести време и усилия.
Сканиране на снимки чрез Shutterstock
3 Коментари ▼
