Добре организираният офис спестява време и прави по-щастливи вас - и по-щастливи колеги.
Да преминете през купчина хартия, разбъркани чекмеджета, заплетени кабели и кутии с неща, които седят наоколо, може да не изглеждат като голяма работа, но това е истинска физическа тежест, когато смятате, че времето, прекарано в лов за неща, които трябва да се намерят лесно, но не са. Неорганизираните електронни файлове и объркването са също толкова голям проблем.
$config[code] not foundТогава там е умственото бреме. Независимо дали съзнателно го осъзнавате или не, елементарно може да се наблегне на всички.
Ето 21 начина да организирате вашите физически и електронни работни помещения.
Махни го от пода
Отидете вертикално с библиотеки и рафтове. Често изчерпваме пространството или работното пространство на работния плот. Вертикалното съхранение прави по-ефективно използването на пространството и поставя повече на нивото на очите.
Създайте „Центрове за дейности“
Сложете всичко необходимо, за да завършите една дейност в една област, особено ако редовно извършвате дейност. Ще избягвате да губите време, търсейки и сглобявайки това, от което имате нужда. Например, консумативите и инструментите за опаковане и доставка трябва да бъдат в една област. Или създайте рафт за предмети, които носите със себе си, когато пътувате, като например куфарчето за пътуване, неопренови ръкави и преносими зарядни устройства.
Файл, сканиране, разкъсване
Не използвайте работния плот като входяща поща, тъй като хартията от критично значение (като чекове!) Може да се загуби. Подписаните договори и други елементи, които искате да запазите на хартиен носител, трябва да се подадат незабавно. Сканирайте всичко друго в цифрова форма. Настържете и изхвърлете или рециклирайте хартията.
Папка за всичко
Имате папка за всички хартиени документи. Pendaflex висящи папки, заедно с вътрешните папки на manila, са евтино решение. Отбележете и двете. Папките Pendaflex са вашето място в картотеката и трябва да се оставят там по всяко време. Вътрешната папка за манила е тази, която изваждате, ако е необходимо. Тогава е лесно да преправите папката с манила в нейния pendaflex, когато свършите.
Завийте компютърните кабели
Имате компютърни кабели и електрически кабели в заплетена бъркотия? Вие не сте единственият. За щастие, специалните усукани връзки и капачки за кабели могат да поддържат нещата чисти. Отбележете връзките си, така че можете да намерите точния, когато трябва да изключите или преместите нещо.
Използвайте Corkboards, за да запазите "Top of Mind" предмети пред Вас
Ако трябва да се обърнете към контролен списък за дадена задача или някакво напомняне, прикрепете го към коркова табла близо до бюрото си. Това е добре за всеки нов процес, докато не стане вкоренен навик. Просто откачете елемента, когато вече не е необходимо да го препращате.
Съхранявайте всички ръководства на едно място
Имате ли нужда от справка с ръководството за експлоатация на вашия принтер? Или намерете малко листовка с инструкции, която идва с Bluetooth слушалките? Ако поставите всички ръководства в специален чекмедже, пластмасова касета или папка, няма да се налага да ги ловите.
Създайте разделени чекмеджета
Ако чекмеджетата ви нямат вградени разделители, купувайте евтини метални или дървени разделители - или още по-добре, рециклирана пластмаса. Организиране на зарядни устройства за устройства; автоматични писалки; кламери; бележници и бележки; ножици и други артикули. Организираното чекмедже не само спестява време, но и ще се чувствате по-малко подложени на стрес, ако не се налага да се гмурвате в разбъркана бъркотия няколко пъти на ден.
Използвайте етикет за организиране на рафтове
Не само файловете се нуждаят от етикети. Рафтовете и чекмеджетата могат да се възползват от етикетирането им. По този начин всеки в офиса знае точното място за връщане на нещата.
Съхранявайте списък „Задачи“
Психичният хаос е толкова проблем, колкото и физическото претоварване. Една от ключовите точки в системата „Получаване на нещата“ е да извадите от главата си елементи и върху хартия (или електронен списък). По този начин можете да се съсредоточите върху задачата. Просто дръжте списъка си със задачи кратък и изчистен.
Направете седмична поддръжка и почистване
В края на всяка работна седмица поставете нещата, използвани през седмицата, на техните места. Пакети от хартия или хартия. Ако не оставите елементарно да се натрупва прекалено дълго, е по-лесно да останете организирани.
Използвайте централно местоположение на облака за фирмени документи
Фантастичният начин да се спести време и да се избегне необходимостта всеки да създаде своя собствена "виртуална" система за подаване на документи е да използва едно централно местоположение на облака за фирмени документи. Опции като Google Диск или OneDrive ви позволяват да създавате централни папки по теми или клиент, за да споделяте документи.
Използвайте софтуер за управление на проекти или софтуер за управление на задачи
Системата за управление на проекти поддържа служителите на път с проекти. По-важното е, че премахва хартиени списъци със задачи и инструкции за електронна поща, както и объркване, което възниква от тях.
Сканирайте касовите бележки и съхранявайте в облака
След това можете да изхвърлите касовите бележки. С по-новите мобилни приложения дори не се нуждаете от скенер - просто правите снимка. С разширени приложения можете автоматично да синхронизирате квитанции с вашите счетоводни записи или записи на кредитни карти автоматично (като се избягва ръчното набиране).
Използвайте отметките на браузъра за бърз справочник
Прекарвате ли време в търсене на връзки към повтарящи се референтни сайтове или екрани за вход? Или не си спомняте къде да ги намерите? Маркирайте ги и подреждайте отметките в папки, така че да можете да стигнете до тях с няколко кликвания.
Запазване на списъка с предпочитани за повтарящи се поръчки
Друг таймер е да запазвате списъци с предпочитани в онлайн магазините, които използвате редовно. По този начин не трябва да търсите същите доставки всеки път, когато купувате. Сайтове като Staples.com ви позволяват да запазвате списъци с любими и това е супер удобно.
Архивиране на стари файлове
Ако не сте използвали компютърни файлове (особено имейли!) През последната година, архивирайте ги. Ще продължавате да ги имате, но няма да се налага да минавате през тях, за да намерите текущи елементи. Помислете за задаване на правило за изтриване на архивираните файлове след определено време.
Имате подходящ антивирусен и анти-зловреден софтуер
Малко неща могат да причинят повече смущения и объркване, отколкото загубени файлове или загубено време поради компютърни вируси и атаки със зловреден софтуер. - каза Нуф!
Използвайте приложението за организиране на бележки
Забележете, че приложения като Evernote, Microsoft OneNote и SimpleNote могат да ви помогнат да организирате и съхранявате уеб изследвания и електронни бележки.
Наистина „интелигентните“ телефони са спестяващи време
Използваните смарт телефони спестяват време и могат да ни направят по-щастливи. Може да успеем да избягаме от офиса за семейно събитие без вина, защото все още сме в контакт, ако се появи нещо критично. Имате мощни смартфони с достатъчно вътрешна памет, за да стартирате необходимите приложения.
Автоматична синхронизация за всички устройства
Говорейки за смартфони, собствениците и служителите на бизнеса използват множество устройства - може би настолен компютър, таблет и смартфон на човек, всички в един и същи ден. Храната за съхранение на файлове в облака или поне възможността за автоматично синхронизиране на файловете е от съществено значение за спестяване на време и избягване на объркване поради липсата на най-новия файл.
Надстройте компютрите за памет и скорост
Може дори да не осъзнаете колко време се губи, когато всичко, което правите, отнема повече време, или по-лошо, замръзва или се срива редовно. Адекватната скорост на паметта и процесора миналата година, може да не е до задачата тази година. Така че надграждане!
Това са моите 21 офис съхранение и идеи за организация. Какви са най-добрите ви съвети за организиране на офиса и укротяване на дезорганизацията и бъркотията?
Office Photo чрез Shutterstock
10 Коментари ▼
