Ако сте като други собственици на малки предприятия, вероятно сте изразходвали все повече време в онлайн срещите през последните години. Има обаче трудни ситуации, свързани с тези видове срещи, в сравнение със старата училищна среща, проведена около конферентна маса или в офис на клиент, може да искате да запомните. За да сте сигурни, че сте учтив към всички останали участници в срещата, ето ви 50 съвета за етикет за онлайн бизнес срещи.
$config[code] not foundСъвети за етикет за онлайн бизнес срещи
Планирайте само необходимите срещи
Първото правило на срещите, дори и онлайн, е, че те трябва да изпълняват определена цел. Ако това е нещо, което можете просто да изпратите в бърз имейл или да го решите по друг, по-ненужен начин, не карайте екипа си да прекарва времето си в цяла среща.
Поканете съществените хора
По същия начин срещата ви трябва да включва само тези, които са от съществено значение за разговора. Ако поканите някой, за когото информацията не е от значение, тогава ще си губите времето.
Не канете неочаквани гости
Също така трябва да обясните на всеки, който присъства, който е в списъка на гостите. Не искате никой да се изненада, когато срещата започне.
Попитайте хората за планирането
За онлайн срещи може да е добра идея да попитате основните участници за времената, които работят за тях, вместо просто да ги планирате и след това да каните хора.
Изпращане на официална покана
След като изберете час и дата, можете да изпратите официална покана в програма като Google Календар, така че хората да имат лесен начин да запазят това конкретно време.
Потвърдете, ако е необходимо
Ако планирате дадена среща много по-рано, можете също така бързо да потвърдите с хората, с които се срещате, около един ден преди време, само за да сте сигурни.
Изпратете специална програма
Преди срещата, ако е възможно най-малко няколко дни до една седмица, изпратете дневен ред на всички участници, в който се описва какво ще се случи на срещата.
Предложете определено разписание
Също така трябва да включите време в дневния ред, така че участниците ще имат възможността да планират останалата част от деня си.
Нека хората знаят какво да очакват
Ако имате нужда от хора, които имат документи или други материали, достъпни по време на срещата, независимо дали това е важен документ или някаква информация за контакт с клиента, направете това предварително.
Уверете се, че всеки може да има достъп до онлайн конферентни зали
Ако провеждате виртуална среща, добра идея е да се регистрирате предварително с всички, за да се уверите, че имат достъп до програмата, която възнамерявате да използвате. Оставете ги да знаят с достатъчно време, в случай че трябва да изтеглят приложение, за да присъстват на срещата ви.
Предварително направете тест
Също така е добра идея предварително да тествате собственото си приложение или програма за среща само за да сте сигурни, че срещата ще премине гладко.
Имате подходящо потребителско име и снимка
Ако използвате програми като Skype за срещи, уверете се, че потребителското ви име и снимката са подходящи за професионални срещи.
Потвърдете часовите зони
С виртуални срещи трябва също така да сте наясно с часовата зона, когато планирате. Не допускайте само нови контакти в часова зона.
Показване на времето
Независимо дали провеждате срещата или просто присъствате като гост, трябва да се явите навреме. Реално трябва да сте малко по-рано, само за да сте в безопасност.
Обадете се, ако имате конфликт
Ако имате извънредна ситуация или конфликт, който ще ви накара да пропуснете дадена среща или да закъснеете, трябва да уведомите домакина или участниците възможно най-скоро. Ако вашият конфликт възникне в деня на срещата, това вероятно означава, че трябва да се обадите на лицето, за да сте сигурни, че получават съобщението.
Изчакайте всички да пристигнат
След като наберете или влезете в онлайн конферентната зала, посрещнете хората, докато се появяват, но изчакайте всички, които познавате, да присъстват, преди наистина да се гмуркат.
Изберете тихо местоположение
Въпреки че можете да провеждате онлайн срещи от почти навсякъде, най-добре е да изберете някъде на тихо място, където няма да има много разсейване или шум.
Създайте томове веднага
Когато всички се появят в онлайн конференция, всички трябва да поздравят, за да тестват звука, за да можете да направите корекции веднага, ако е необходимо.
Облечете се подходящо
Ако участвате в видеоконференция, трябва да обмислите външния си вид. Тя може да не е толкова важна, колкото е за личните срещи. Но все пак трябва да изглеждате професионално.
Направете въведение
Ако сте поканили хора, които може би не се познават в онлайн среща, уверете се, че ги представяте лично или им дайте възможност да се представят в началото на срещата.
Запомни имената
Независимо дали се срещате с някого за пръв път или седмия път, помня имена и всъщност ги използвате, когато поздравявате хората могат да продължат.
Останете на тема
По време на срещата може да се чувате от време на време за странични разговори. Но уверете се, че винаги водите разговора обратно към основната цел и следете часовника, за да бъдете любезен от времето на всички.
Говори силно
Когато говорите по време на среща, не забравяйте да заявите и да говорите достатъчно силно, за да може всеки да ви чуе.
Не прекъсвайте другите
И когато другите говорят, винаги ги оставяйте да завършат, преди да предложат своя собствена мисъл.
Избягвайте да говорите веднага
Когато се зададе въпрос на цялата група, можете да избегнете неудобни прекъсвания, като изчакате секунда да говорите. Ако други го направят веднага, изчакайте своя ред. Ако никой не говори, вие сте добре.
Попитайте преди да споделяте дълги мисли
Ако имате дълъг размисъл или идея да споделите, попитайте дали е добре да го направите предварително, в случай, че имате кратко време. Винаги можете да го направите по-късно в имейл или да споделите друга среща.
Без звук, когато не говорите
За да избегнете фоновите шумове, които да се превърнат в разсейване на другите, просто изключете себе си, когато не говорите за доста време.
Слушайте внимателно
Също така, докато други говорят, уверете се, че всъщност слушате. Не искате да пропуснете нещо и после да го повдигнете по-късно.
Покажете, че слушате
Също така трябва да покажете на хората, които слушате, когато говорят, ако сте на видеоконференция. Не потапяйте главата си в бележките си. Погледнете ги и практикувайте активно слушане.
Използвайте грижа с хумор
Ако чувствате нужда да използвате хумор по време на срещите, просто се уверете, че тя е подходяща за вашата аудитория. Това е много по-лесно, когато говорите с близки членове на екипа. Но използвайте повече внимание, когато се срещате с клиенти или хора, които не познавате добре.
Предоставяне на копия от съществени документи
Ако по време на Вашата среща срещнете важни документи, изпратете тези елементи на участниците в срещата преди или по време, така че те да могат да ги използват за справка.
Подгответе се с материали за представяне
И ако имате нужда от оборудване, за да направите презентация, уверете се, че всичко е в добро работно състояние предварително, за да не губите време, опитвайки се да го накарате да работи.
Запознайте се с аудиторията си
Когато подготвяте презентацията си или други точки от дневния ред, важно е също така да обмислите аудиторията си и да се погрижите специално за тях. Не губете времето на хората с терени, които не са подходящи. И не използвайте тон или тема, която няма да е привлекателна за хората, с които се срещате.
Поставете телефона си далеч
По време на срещите трябва да запазите телефона си заглушен, така че да не се прекъсва.
Избягвайте нервните навици
Естествено е в някои случаи да се срещнат участниците, за да практикуват нервни навици като щракване на химикали или да ударят дъвка. Но направете съзнателно усилие да избегнете тези по време на професионални срещи.
Не яжте докато говорите
Вие също трябва да избягвате да ядете по време на онлайн срещи. Предварително закуси. И само глътка вода, когато е необходимо някой друг да говори, ако е необходимо.
Имате определено време за въпроси
Също така е добра идея да имате определено време, в което хората да задават въпроси, ако вие сте този, който ръководи срещата. И ако присъствате, уверете се, че намирате тази възможност в дневния ред, за да знаете кога да повдигате въпроси.
Не преобладавайте в раздела за въпроси
Когато този раздел от въпроси се появи, може да зададете един или два въпроса. Но не преобладавайте в разговора. Дайте шанс и на другите.
Предложете кредит за идеи
Ако по време на среща срещнете нещо, което първоначално не беше ваша идея, уверете се, че сте дали кредит на автора. Ако не го правите, хората просто ще предположат, че това е вашата идея.
Обсъдете лични въпроси след срещата
Ако нещо се случи по време на групова среща, която наистина има отношение само към вас и към друг човек, отделете време да го обсъдите по-късно, вместо да взимате време за всички останали.
Не извиквайте хората
Понякога може да срещнете и ситуации, в които член на екипа ви прави грешка, която влияе негативно на срещата ви. Но не използвайте време за срещи, за да ги изнасяте. След това се обадете на частна среща с този човек, за да обсъдите, ако е необходимо.
Дръжте се хладно
И без значение с кого се занимавате, не губете нервите си по време на среща.
Дайте почивки за продължителни срещи
Ако сте домакин на среща, която ще бъде няколко часа или повече, включете планираните прекъсвания в дневния ред, за да могат хората да вземат нещо за ядене, да проверят телефоните си и да използват банята.
Край на времето
По време на срещата следете часовника, за да сте сигурни, че ще приключите срещата, когато кажете, че ще го направите.
Дайте на хората възможност да напуснат
Ако случайно не сте имали възможност да обсъдите всичко, което искате в определеното време, можете да попитате хората дали искат да останат и да завършат срещата. Но дайте възможност на хората да напуснат навреме, ако имат предварително ангажименти.
Благодаря на всички за присъствието
Ако се обадите на събранието, уверете се, че сте благодарили на всички, които присъстваха преди да си тръгнат.
Бъдете запознати с други езици и култури
В някои случаи може да се срещнете и с хора от различни среди и култури. Така че трябва да сте наясно с техния език и обичаи до най-доброто от себе си преди срещата.
Последващи действия с бележки
След срещата е добра идея да споделяте някои бележки или напомняния с хора по имейл. Или ако не разполагате с нищо специфично, можете да изпратите бързо благодарствена бележка.
Избягвайте да споделяте информация за срещите с други хора
Когато става въпрос за срещи, обсъжданите въпроси трябва да останат в рамките на групата участници, освен ако не сте обяснили друго. Така че не споделяйте подробности с други, които не са присъствали.
Попълнете всички елементи на действие
И ако сте доброволно да изпълните всички задачи след срещата си, уверете се, че ги проследявате незабавно.
Снимка на видеоконференция чрез Shutterstock
Още в: Популярни статии Коментар ▼
