Като собственик на малък бизнес, вече следите отблизо ресурсите на вашата компания, включително капитал, служители и съоръжения. Но какво да кажем за времето на служителите? Времето е трудно да се определи количествено и да се проследи, и поради това много собственици на малки предприятия погрешно третират времето като безграничен ресурс. Това обаче не може да бъде далеч от истината.
Неотдавнашно проучване на McKinsey установи, че само 9% от изпълнителните директори са „много доволни“ от това, как понастоящем е разпределено времето на служителите. Освен това почти половината от ръководителите заявиха, че тяхното текущо разпределение на времето не е съобразено с целите на компанията. И средният офис работник може да ви каже, че твърде много фирмено време се изразходва за тривиални задачи, като например отговор на имейли и посещаване на несъществени срещи.
$config[code] not foundЕфективното управление на времето е от решаващо значение за производителността и рентабилността на вашия бизнес. И така, как бизнесът може да подобри управлението на времето? Не е толкова лесно, колкото просто да кажете на служителите да използват по-ефективно времето си. Вместо това ръководният екип трябва да изгради корпоративна култура, която активно подкрепя ефективното управление на времето в цялата организация.
Култура, която ефективно подпомага управлението на времето
Поверителност на служителите
Многозадачността е важна дума в света на бизнеса. От служителите се очаква да могат ефективно да жонглират няколко задачи едновременно. Така мениджърите изпълняват работното си време с различни проекти, срещи и корпоративни дейности.
Въпреки това, проучванията все повече доказват, че многозадачността е неефективна. Всъщност изследователите от Станфорд доказаха, че многозадачността има лоши организационни умения, лесно се разсейват и често им липсва фокус.
Ако многозадачността не е ключът към ефективното управление на времето, тогава какво е?
Отговорът е поток. Както е определено от автора и психолога Михали Csikszentmihalyi, потокът настъпва, когато влезете в състояние на интензивна и безпроблемна концентрация на задачата. Често се нарича „да бъдеш в зоната“, а служителите са много по-продуктивни, докато е в това състояние, отколкото във всеки друг момент.
За да се подобри производителността, работодателите трябва да направят всичко възможно, за да запазят служителите в режим на потока. Това означава насърчаване на корпоративна среда на мълчание и неприкосновеност на личния живот. Когато е възможно, мениджърите трябва да избягват да натоварват служителите си с множество задачи или да ги разсейват с ненужни имейли и телефонни обаждания.
Много служители се възползват от частните офиси, вместо да работят в шумни ферми.
По-малко, по-ефективни срещи
Една от най-големите бедствия за ефективното управление на времето е корпоративната среща. Средната среща заема ценно време и прекъсва поточния режим на служителите, като същевременно генерира много малко от смислените резултати.
Според проучване на Microsoft, неефективните срещи са сред най-големите губещи в средната работна седмица. Освен това, служителите прекарват почти шест часа всяка седмица в срещи, а 69% от служителите се чувстват като тези срещи непродуктивни.
За по-добро управление на фирменото време, изпълнителните директори трябва само да планират срещи, които са абсолютно необходими. Срещите трябва да имат специфична цел: да вземат решение или да решат проблем. Трябва да има подробен дневен ред на въпросите, които да бъдат обсъждани и в какъв ред, както и количеството време, разпределено на всеки.
Ако дадена среща е предназначена само за разпространение на информация, помислете вместо това да изпратите имейл. Много срещи също могат да се направят по избор, така че ако служител е в този критичен режим, той или тя може да се откаже от прекъсването.
Проследяване на времето
Всеки ръководител знае, че за да може една компания да продължи напред, трябва да има ясно определен набор от цели и цели за бъдещето. Обаче, просто излагането на тези цели не е достатъчно. Твърде често мениджърите и техните служители стават затънали в ежедневните задачи и никога не намират време за постигане на дългосрочни цели. Това е мястото, където се интегрира електронното проследяване на времето.
Ефективните електронни системи за проследяване на времето трябва да обхващат разходите, както и времето, прекарано за всеки отделен служител и проект, и след това да интегрират тази информация в изчерпателна представа за разпределението на фирменото време. По този начин можете да определите дали текущото разпределение на времето на вашата фирма е в съответствие с целите на фирмата ви. Както при всеки ресурс, правилното разпределение на времето ще намали отпадъците и ще улесни растежа на компанията.
Питър Дракърс, легендарният консултант по управление, веднъж каза:
Времето е най-оскъдният ресурс и ако не се управлява, нищо друго не може да се управлява.
В света на бизнеса времето е ценно. В най-добрия интерес на всеки работодател е да популяризира корпоративна култура, която я измерва, управлява и оценява.
Непродуктивна снимка на срещата чрез Shutterstock
11 Коментари ▼
