Проследяването на платените часове е толкова вълнуващо, колкото и планирането на коренов канал.
Проследяването на времето е необходимо зло, за да се документира работата и да се оправдае плащането, но също така отнема много време и, когато се прави ръчно, е податливо на грешки.
Независимо дали сте фрийлансър, собственик на малък бизнес или изпълнителен директор на предприятие, софтуерът за проследяване на времето може да ускори проследяването на часа, да подобри точността и да премахне главоболието при управлението на платените часове.
$config[code] not foundПолзите от приложението за точно време за проследяване са огромни.
Данните от приложение, базирано на облак, могат да бъдат импортирани във вашата програма за времеви листове, увеличавайки ефективността на таксуването и свеждайки до минимум риска от човешка грешка, свързана с ръчното листване на време. Приложенията за проследяване на времето могат да намалят разходите за обработка на заплатите, фактурирането и вземанията, както и да автоматизират пътните разходи.
Накратко, приложението за точно време за проследяване може да ви помогне да определите точно колко печеливши са вашите бизнес проекти, както и вашата компания.
Но с толкова много различни опции за проследяване на време, как решавате кой е подходящ за вашия бизнес? Имайте предвид следните четири предпоставки:
1. Лесна употреба
Пазете се от "демо измама". Най-простият интерфейс не винаги означава, че това приложение е най-лесното за използване или че е подходящо за нуждите на вашия бизнес. Всяко приложение за следене на време ще дойде с начална крива на обучение.
Колкото по-голяма е организацията ви и колкото по-сложни са вашите екипи и проекти, толкова по-големи усилия ще са необходими за инвестиране в стартирането на цялата компания. Съвместимостта със съществуващия софтуер за фактуриране на фирмата ви, като QuickBooks или Oracle, е от съществено значение.
Софтуерът за проследяване на времето ще отнеме известно време, за да се разпространи в различни отдели. Така че не се заблуждавайте от най-простия интерфейс. Потърсете приложения, които са интуитивни и имат всички необходими функции.
2. Гъвкавост
Приложението за точно време за проследяване ще бъде достатъчно гъвкаво, за да отговори на вашите специфични нужди. Например, дизайнерът може да иска да види коя от задачите, възложени на неговите сътрудници, е пълна. Визуални сигнали, като бар, който се превръща в червено от зелено, както и срокове за изпълнение на различни задачи, които съставляват цялостен проект, могат драстично да ускорят вашите работници.
Повечето хора обработват визуалната информация по-бързо. Помислете за график, който показва напредъка на всяка задача. Това ще ви позволи да следите и контролирате всичко от един десктоп или мобилно устройство, без да е необходимо да скачате наоколо.
Например, за да се подпомогне гъвкавостта, WorkflowMax включва шест опции за проследяване на времето:
- Възможност за въвеждане на началния и крайния час ръчно.
- Възможност за въвеждане на точния брой отработени часове.
- Прост таймер за старт и стоп, който записва действителните отработени часове.
- Специално създадена Adobe джаджа, която позволява на рекламните послания да следят времето в продуктите на Adobe като Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro и Prelude.
- Мобилният приятелски таймер ви позволява да въведете време в движение.
- Няколко джаджи за настолни компютри, които се интегрират с WorkflowMax и осигуряват подобрена функционалност и гъвкавост, включително визуално напомняне за текущи и предстоящи задачи.
Като шеф, можете също да редактирате дневни или ежедневни часове в зависимост от продължителността на проекта. Има и други инструменти за следене на време, като Due, които идват със сходни функции, включително интегриране на фактурирането и фактурирането.
3. Пълна персонализация
Докато гъвкавостта е важна, пълните възможности за персонализиране вероятно са още по-важни. Приложението трябва да работи със системите, процесите и софтуера, които вече имате. Например, ако нещата трябва да бъдат променени, може ли тези промени да бъдат направени лесно от самата програма?
Когато разглеждате опциите за персонализиране, особено важно е да проверите интеграциите на трети страни. Уверете се, че вашият тракър за време поддържа приложенията, които вашият бизнес вече използва, като прогноза, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe и PayPal, за да назовем само няколко.
По този начин новото ви приложение може лесно да вмъкне в текущата ви екосистема на приложението. Ако е избрано правилно, всичките ви приложения ще работят безпроблемно заедно, като извеждат данни от едно към друго без да е необходимо двойно въвеждане.
Вземете например ИТ компанията, Conquest Solutions. Conquest Solutions вече използва Xero като своя счетоводна платформа, както и FreshDesk за предоставяне на ИТ поддръжка на своите клиенти. Поради това, те са избрали приложение за проследяване на времето, което се интегрира със съществуващата им „екосистема на приложенията“.
Билетите за поддръжка бяха автоматично избутани от заявките на FreshDesk към техния тракър, което им позволи да създават фактури и клиенти на сметки. Веднага след внедряването, Conquest Solutions започват да виждат ползи, с 66% намаление на времето за цитиране, 24% увеличение на дневната ставка и (благодарение на прозрачността, която предлагат техните екосистеми), никога няма да има спор за фактура.
4. Интуитивен дизайн
Най-добрите приложения имат едновременно визуално привлекателен интерфейс и мощна бекендална функционалност. Говорихме малко за това, защо мощната функционалност на бекенда (включително възможността за пълно персонализиране на приложението за вашите специфични бизнес нужди) е толкова важна.
Но защо визуалният дизайн е толкова критичен?
Дизайнът може значително да повлияе на нашите емоции. А нашите емоции, особено дали вашите служители „харесват“ усещането за вашето приложение за проследяване на времето, ще определят дали те действително го използват.
Smashing Magazine наскоро проучи тази дълбока връзка в “Помисли си App е красива? Естетика не трябва да бъде несъвместима с използваемостта.
Като се има предвид изборът между използваем грозен продукт и използваем привлекателен, защо не и последния? С други думи, красивият дизайн не е за самата красота.
Всичко е свързано с това, дали служителите ви намират вашето време за следене лесно за навигация и естествено след това ще го използват за ежедневните си нужди.
Приемане на приложението за проследяване на времето за тест драйв
Не забравяйте, че ако не сте самостоятелно свободна практика, изберете приложение за проследяване на времето, както за собствения ви опит, така и за опита на служителя ви. Когато избирате правилното приложение, помислете дали да изберете избрана група от служители, която да тества окончателния си един или два избора за една седмица.
Колко лесно е периодът на осиновяване?
Дали са били в състояние да управляват приложението и да го интегрират в работния си процес?
Или използването на приложението стана по-голяма, отколкото ръчно проследяване на часовете?
Изображение: WorkflowMax
7 Коментари ▼
