Меморандум или меморандум е документ, използван за комуникация в рамките на дадена организация. Този вид документ обикновено съобщава за проблеми или известия на членовете на организацията, убеждава други да предприемат действия или иска обратна връзка. Бележките са непременно кратки и кратки и следват определен формат. Почти всяко професионално поле използва бележки за комуникация; Ученето как да се пише е често важно за професионалния успех.
$config[code] not foundЗапишете общата идея на Вашата бележка и вашата преднамерена аудитория, преди да напишете действителния документ. Обсъждането на аудиторията е много важно при писането на бележки. Например, ако проблемът включва само малка група хора, не се обръщайте към бележката към цялата организация. Помислете за езика, подходящ за аудиторията като цяло. Може да искате да съобщите послание по различен начин на висшестоящите, отколкото на подчинените.
Попълнете заглавния си раздел. Всички бележки трябва да имат еднакви раздели. Първо, в секцията “До” ще се съдържа името на приемниците. Например, „До: Джон Смит” или „До: Смит Ко ООД” ще работи в „До:” ред. Под линията „До:“ попълнете ред „От:“ с името си в него. Пряко под реда „От:“ се включва раздел „Дата:“ с датата, на която е написана бележката. Месеците често са съкратени; Февруари става „Февруари“. Накрая, включете ред „Тема:“ с конкретно заглавие, което ще покаже за какво става въпрос.
Напишете следващото си съобщение; Целта е не повече от страница. Вашето първо изречение трябва ясно да посочва целта и контекста на бележката. След това, ако е уместно, обяснете кратко на фона на събитието, ситуацията или обстоятелството на предмета на бележката. След това обяснете точно какво искате или очаквате от тези, които получават бележката. Ако вашата бележка е задължително по-дълга от страница, може да искате да включите кратък абзац с резюме в края на съобщението за целите на яснотата.
Затворете с любезен край. Уверете се, че сте благодарили на получателите за времето, което са им дали, за да прочетете бележката и да поканите дискусия или коментари относно съдържанието на самата бележка.
Включете ред „Прикачен:“ след затварянето, ако трябва да прикачите допълнителни документи към бележката. Накратко посочете заглавието на прикачените файлове в този ред, например „Прикачено: Възобновяване“.
Прегледайте бележката си, за да изрежете всякаква информация, която е излишна и опростете многословни изречения. Целта на бележката е краткост.
Проверете бележката си за правописни и граматически въпроси. Записите обикновено се считат за професионални документи. Небрежните грешки и невнимание към граматиката могат да се отразят слабо върху писателя.
