Рецепционистката представлява компания, която е лице и глас, който поздравява клиентите при първото им посещение или телефонно обаждане. Способността на рецепциониста да създаде добро първо впечатление е важен компонент от цялостния успех на бизнеса. Въпреки че задълженията на рецепционистите могат да се различават донякъде от работодателите и индустрията, има общи умения и качества на рецепционистката, които са необходими за всяка работа.
$config[code] not foundУмения за комуникации
Комуникацията е в основата на задълженията на рецепциониста. Тя трябва да може да говори ясно на хората по телефона и лично. Тя приема съобщения и ги предава на правилния индивид. Тя може да дава указания, да отговаря на въпроси и да насочва посетителите или обаждащите се към друг служител или отдел. Един добър рецепционист има четлив почерк, така че бележките и съобщенията да могат лесно да се четат.
Също така е важно да се знае терминологията на полето. Медицинските рецепционисти, например, често включват основни познания за медицинските процедури и термини, използвани от застрахователните компании и фармацевтичните представители. Добрият рецепционист знае достатъчно за бизнеса и специализирания си речник, за да може да отговаря на основни въпроси и да насочва обаждащите се и посетителите към съответните отдели.
Способност да бъдеш играч на отбор
Рецепционистката служи като връзка между клиентите и служителите, които предоставят желаните услуги. Рецепционистите помагат на клиентите и клиентите да получат това, което искат. Те помагат на колегите по различни начини, от правене и вземане на телефонни обаждания до водене на книги за назначаване и извършване на други рутинни офис задачи. Рецепционистите често улесняват комуникацията между своите сътрудници, помагайки да се гарантира, че бизнесът работи възможно най-гладко.
Компютърна грамотност
В зависимост от работата, рецепционистът може да направи много повече, отколкото да отговори на телефони и поздрави клиентите. Задълженията на рецепционистите могат да включват създаване на писма, бележки, фактури, графици и други видове документи и записи. Повечето фирми днес разчитат на електронни средства за създаване и поддържане на документи. Рецепционистите трябва да умеят със стандартния софтуер за текстообработка и електронни таблици като Microsoft Word и Excel. Те трябва да са способни да изучават всеки специализиран софтуер, който дадена компания може да използва за своята административна работа.
Рецепционистите също трябва да знаят как да работят със стандартно офис оборудване. Това включва многолинейни телефони, копирни машини, факс машини и пощенски метри.
Правилната личност
Някои качества на рецепционистката не могат да бъдат научени в училище. Да бъдеш рецепционист може да бъде стресиращо; добър рецепционист се справя с множество задачи едновременно със спокойствие и ефективност. Може да има няколко клиенти, чакащи на опашката за внимание. Водачът за доставка може да се нуждае от подпис, докато вие жонглирате с телефонни обаждания на няколко реда. Един колега може да иска съобщения в същото време, докато друг ви моли да проверите график за срещи. Добрият рецепционист може да организира и приоритизира задачите, така че те да се изпълняват правилно и своевременно.
Като рецепционист, вероятно ще имате достъп до поверителна информация за колеги и клиенти. И двете имат изключение от лоялността на рецепциониста и дискретността на защитата на личната информация.
Изходящата личност е категоричен плюс за добър рецепционист. В зависимост от това къде работите, денят ви може да бъде доста зает, с много взаимодействия с клиенти и колеги. Важно е да бъдете приятни и делови по всяко време, без значение какво чувствате вътре или какъв ден сте имали.
Работна среда
Рецепционистите обикновено седят на бюрото на рецепция, чакалня или офис. Според скорошно проучване от Бостънският глобус повече от 90% от рецепционистите, които понастоящем работят, са жени. Поради голямото разнообразие от индустрии и настройки, в които са нужни рецепционисти, съществуват възможности за пълно и непълно работно време, по време на редовното работно време и вечерни, нощни, почивни и уикендни графици.
Заплати и перспективи за работа
Средната заплата за рецепционистката е $34,800 годишно, с диапазон, който обикновено пада между $31,247 и $39,012. Редица фактори могат да повлияят върху заплатата, включително работодателя, географското местоположение, образованието, задълженията на рецепционистите и дългогодишния опит.
Според Бюрото по трудова статистика на САЩ, което проследява данните за повечето граждански професии, очакваният темп на растеж за позициите на рецепционистите е около 9% до 2026 г. Това е по-бързо от средното за всички останали професии.
