Веднъж поставени на секретари, изпълнителни сътрудници и административни служители, канцеларските задачи, като например писане, подаване и отговаряне на офис телефони.Но с повече работни места, изискващи технологични умения, не е необичайно очакване за професионалисти (включително адвокати, лекари, учители и т.н.) да използват чиновнически умения за изпълнение на ежедневните си задачи. Тъй като много работници използват компютри, чиновническата работа се е превърнала в съществена част от почти всяка работа и професия. Сътрудникът на GoodTemps Кариса Доши обсъжда защо тези шест чинарски умения са от жизненоважно значение за офисните работници: писане, подаване, въвеждане на данни, използване на телефон и умения с Microsoft Word и Excel.
$config[code] not foundТипични офис умения
Независимо дали кандидатствате за изпълнителен асистент или адвокат на персонала, трябва да имате някои технически умения. В зависимост от Вашата роля, може да не се позовавате на тези умения като строго канцеларски - като ги описвате като офис умения може да са по-точни. Например, административен асистент естествено ще прекарва по-голямата част от работния си ден при изпълнение на чиновнически задачи. Въпреки това, адвокатите, медицинските сестри и други професионалисти също разчитат на своите умения за писане и свързани с технологиите при изработването на писма на клиентите, съставяне на резюмета за посещения в медицински кабинети, писане на юридически справки или водене на бележки на лаптопа по време на процеса. Административният асистент може да се позове на "уменията си за чиновници", когато описва своята квалификация, докато адвокатът на персонала може просто да използва термина "офис умения", за да обясни, че знае пътя си около клавиатурата. Широко разпространеното и кръстосано функционално използване на чиновнически и типични офис умения дължите на компютри, лаптопи, таблети и смартфони.
Подобрете способността си да пишете, Microsoft Word и Excel
Разбирането на разположението на буквите на клавиатурата и буквите, на които почивате пръстите си, са от ключово значение (не е предназначен за игра на думи) за бързо и точно писане. Преди да подадете заявката си за работа, която иска да въведете като необходима квалификация, вземете онлайн тест за въвеждане, като този, който се предлага в LiveChat. Тестът за онлайн писане ще измери скоростта ви (думи в минута или WPM) и точност. Много работодатели оценяват точността над скоростта. Например, ако въведете 100 думи в минута и точността ви е само 60 процента, ще прекарате време да коригирате грешките си. Можете също така да се стремите да въведете 50 WPM със 100% точност. Има много онлайн уроци, които да ви помогнат да подобрите уменията си за писане.
Днес канцеларските умения обикновено са синоним на възможността за използване на приложения за производителност - като Microsoft Word, Excel и често PowerPoint и Access - на компютъра. Вашият опит с Microsoft Word, Excel и други софтуерни приложения зависи отчасти от уменията ви за писане. Същото е и с въвеждането на данни. Когато съставяте кореспонденция, отчети или други писмени материали в описателен формат, вероятно ще използвате Microsoft Word. Електронните таблици, които създавате, ще изискват умения за въвеждане на данни и познания за Microsoft Excel - и двете изискват точност, а в някои случаи и скорост, в зависимост от това колко бързо трябва да произвеждате работата си. Терминът "въвеждане на данни" обикновено се отнася до умения за клавиатура (т.е. въвеждане), които включват числа, заедно с нивото на комфорт с дясната страна на клавиатурата, която е подобна на машина за добавяне на 10 ключа.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingТелефонни и офис комуникации
Секретари, административни сътрудници и рецепционисти обикновено са длъжни да отговарят на служебни телефони, които могат да варират от една телефонна линия до многолинейна бизнес телефонна или телефонна система, подобна на VOIP система.
Независимо от броя на телефонните линии, на които трябва да отговорите, подходящият телефонен етикет е важна област от чиновническата работа. Обичайните телефонни задължения на един офис работник включват отговаряне по ясен и професионален начин на обаждащите се, както и познаване на правилното насочване и пренасочване на повикванията. Дори и да не сте рецепционист, трябва да знаете правилния начин да отговорите на обаждащите се в случай, че получите неправилно обаждане. Ако кандидатствате за неадминистративно положение, не посочвайте телефонни умения върху автобиографията си - просто се обърнете към вашите писмени и устни комуникационни умения, защото е малко вероятно да бъдете назначени за телефонни задължения. От друга страна, ако се интересувате от неадминистративна позиция и сте резервен рецепционист или ако управлявате канцеларски персонал, посочете вашите познания за сложни телефонни или комутационни системи, така че е ясно, че сте запознати с оборудването.
Описание на вашите чиновнически способности
Как описвате вашите чиновнически умения и способности може да зависи от позицията, за която кандидатствате. Ако обявата за работа изрично посочва, че служебните задължения са част от работата, то във всички случаи вашето резюме и кандидатстване трябва да включват раздел за "Чиновнически умения". В този раздел посочете софтуерните приложения, на които сте опитни; ако сте напреднал потребител, включете го в описанието си. Ако имате обучение или сертификация в тези приложения, може да включите и това в описанието на вашите умения или в друг раздел на вашето резюме за обучение и сертифициране. Освен това, ако имате значителен брой години опит в използването на определени приложения, избройте и това.
Например, вашето резюме може да посочи: "Microsoft Word - 10 години опит, включително силно умение за създаване на сложни доклади, съставяне на кореспонденция и използване на функции за обединяване на поща за ефективно боравене с масови съобщения. Microsoft Excel - 8 години опит, включително 3 години използване на функции като създаване на мулти-референтни формули, обобщени таблици и VLOOKUP. "
Ако кандидатствате за работа, където не сте част от административния екип или ако не кандидатствате за чиновническа работа, помислете за описване на вашите технологични умения по начин, който не изглежда като счетоводител, който търси секретарска работа позиция. Например, ако обявата за работа е за счетоводител със знания за софтуер и приложения за производителност, не посочвайте "Clerical Skills" на вашето резюме. Включете кратко описание на вашите умения с конкретни приложения, като Microsoft Excel, Access и PowerPoint - тези приложения често се използват от служителите в професионалните роли. Отново, ако сте напреднал потребител на Excel или сте получили обучение или сертифициране в приложение, което счетоводителите използват, включете го в резюмето си. Можете да използвате заглавката „Приложения за продуктивност“ или нещо подобно, така че да не изглежда, че сте по-фокусирани върху канцеларските аспекти на желаната работа, а не върху квалификациите, които поставяте в таблицата за позиция на по-високо ниво.,
Административен асистент Работа, изискваща канцеларски умения
Административните асистентски роли изискват чиновнически умения, въпреки че обявата за работа може изрично да не посочва "Ето техническите умения, от които се нуждаете, за да функционирате в тази роля." Изброените длъжности са примери за задачи, които изискват чиновнически умения. Ето примерна обява за работа за позиция на административен асистент, която изисква офис и офис умения:
Институтът по обществено здраве ABC търси административен асистент, който да оказва помощ на ръководителя на лабораторията за обществено здраве и да подпомага ежедневните дейности на лабораториите за обществено здраве. Този изпълнителен административен помощник ще бъде разположен на седмия етаж на Института, за да поздрави посетителите, учениците, преподавателите и персонала. В допълнение към предоставянето на най-високо ниво на обслужване на клиентите, този човек ще предоставя обща офис поддръжка за лабораторно-базираните преподаватели и служители, като същевременно ще подпомага ръководителя на лабораторията за обществено здраве и изпълнителния директор на Института по обществено здраве с различни административни дейности и свързани с тях задачи.
Изпълнителният административен сътрудник ще: Добре дошли, ориентира и насочи посетителите; директни телефонни разговори, приемане на съобщения и отговаряне на въпроси относно Института за обществено здраве и лабораториите за обществено здраве; съдействие при поръчка, получаване, складиране и разпределение на офис, лабораторни и учебни материали; съдейства с други свързани служебни задължения като фотокопиране, изпращане на факс и подаване на документи, ако е необходимо; ежедневно наблюдава и зарежда офис консумативи, включително консумативи като хартия и тонер за копирни машини и принтери; редовно да наблюдават конферентните зали, за да се уверят, че са достатъчно снабдени с канцеларски материали и презентационни материали; поддържане на чистотата и безопасността на работната среда в централния офис и други обществени зони на мястото на седмия етаж; да следват процедурите за сигурност на служителите и да изискват спазването на процедурите за сигурност за посетителите в офисните помещения; да прави поръчки, използвайки процеса на взаимно закупуване, и да поддържа счетоводството на поръчките и използването на доставките на седмия етаж; резервират заседателни зали за седми етаж за Института за обществено здраве; служи като основна точка за контакт с преподавателите и персонала на лабораторията; да подават заявки за поддръжка на офис оборудване и обзавеждане; координиране на приемането и доставката на услуги за нощувка и експресна поща (например FedEx, UPS); и служи като основна точка за контакт за преподаватели, посетители и студенти.
Счетоводители на персонала (неадминистративни), изискващи умения за чиновници
По същия начин, има и други позиции, които не са роли на административен асистент, но изискват сходни умения, като например счетоводител на персонала. Тази примерна обява за работа за счетоводител на персонала има няколко задължения, които изискват технически умения. Въпреки това, те не са изрично посочени като чиновнически или служебни умения. Например:
Счетоводителят на персонала на XYZ Industries ще отговаря за изготвянето на записи в дневника, месечните и годишните приключвания, банковото равнение, поддръжката на дълготрайни активи и изравняването на главната книга. Освен това ще участвате в спазването на правилата, преглеждате графиците за процесите на отчитане и работите заедно с нашите външни одитори за тримесечни прегледи и годишни одити. Основни отговорности - изготвяне на записи в дневника и изравняване на сметките, включително, но не само, парични средства, предплатени разходи и заплати; провежда края на месеца, записите в дневника, без надзор; поддържат книга с фиксирани активи, амортизация и равнение; анализира отчетите за приходите и балансите и съобщава констатациите на ръководството; да участват в инициативи на ниво отдел; подпомагане в края на месеца, тримесечието и приключването на годината в края на годината, включително изготвянето на месечни финансови документи; въвеждане, поддържане и придържане към вътрешния контрол по SOX и счетоводни процедури, осигуряващи съответствие с GAAP; докладва за финансовите данни и ги съобщава по полезен и разбираем начин; управление на лизинговия договор и месечните графици за плащане.
Изискванията за работа включват: доказани аналитични умения, като идентифициране на проблеми, събиране на съответните данни, изготвяне на валидни заключения и препоръки за подобрения и коригиращи действия; опит с фактуриране и познаване на помиряването на сметките; предпочитания за получаване на сметки, както и умения с Microsoft Excel; основополагащи познания по счетоводни записи и опит за плащане на сметки; организационни, писмени и устни комуникационни умения; и способност за работа в електронни таблици и бази данни; отдаденост и необходимите умения за посрещане на критичните бизнес срокове.
Никога не подценявайте значението на духовен опит
Независимо дали кандидатствате за административен асистент или като адвокат, не подценявайте важността на чиновнически умения или чиновнически опит. Познаването на вашия начин на работа в офиса и уменията на чиновниците е полезна квалификация за всяка работа. Очевидно е, че познаването на офис процесите и как да ги управлявате е от съществено значение за административната роля. Ако кандидатствате за роля, от която се очаква да наблюдавате служители от офиса, имате нужда от управленски умения, но разбирането на важността на офис уменията също е ценно, защото това означава, че можете да координирате работните натоварвания и да управлявате работните очаквания на другите, които се отчитат пред вас, В допълнение, в неадминистративна или неколективна роля, притежаването на офис умения също предполага, че сте способни да се включите като член на екипа, когато административният асистент или секретар не е на разположение или не работят по други приоритети.
