Мениджърите и изпълнителните директори могат да се нуждаят от помощ при изпълнение на техните работни задачи, като например организиране на срещи за продажби. Изпълнителният асистент на високо равнище предлага административна подкрепа на тези специалисти. Според ръководството за диплома изискванията за образование за тази длъжност могат да включват степен на сътрудник. Допълнителните изисквания могат да включват изследователски способности, умения за компютърен софтуер и междуличностни умения.
$config[code] not foundАдминистративни задължения
Високопоставени изпълнителни помощници изпълняват рутинни служебни задължения при работа в по-малки офиси. Те включват телефонни разговори, проучване на идеи за подаръци и приемане на пакети за доставка. В по-голям офис изпълнителните помощници на високо равнище могат да упражняват надзор над работниците, които изпълняват тези задължения, като например рецепционистите.
Управление на финансовите отчети
Управлението на финансовите документи включва актуализиране на разходни сметки, проверка на корпоративни кредитни сметки и обработка на исканията за плащане. Асистентът отговаря за съхраняването на тези финансови документи на безопасно място. При тази работа изпълнителните асистенти имат достъп до чувствителна лична информация, като например номера на социалното осигуряване, и виждат лична информация, когато работят с финансови документи. Дискретността е задължителна.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingПредставителство на срещи
Когато мениджъри, директори или ръководители на отдели не могат да присъстват на заседание, изпълнителният асистент на високо равнище може да представлява изпълнителната власт. Тези срещи могат да включват работа с доставчици, доставчици или други ръководители. Изпълнителният асистент трябва да представлява компанията по професионален начин. Някои сътрудници трябва да разрешат спорове и да информират изпълнителната власт, когато проблемът не бъде разрешен бързо.
Споразумения за пътуване
Асистент прави пътувания за мениджъри и ръководители. Това включва извикване на бюра за хотелска резервация и обслужване на резервации за коли под наем. Някои ръководители имат специални изисквания, като хранителни нужди, а асистентът трябва да ги следи. Висшият изпълнителен асистент потвърждава графиците за пътуване и информира изпълнителната власт.
Управление на документи
Офисната документация изисква преглед, актуализиране и подаване. Създаването на документация може да включва бележки, формулярни писма и фирмени фактури. Някои от тези документи изискват подпис от ръководството, преди асистентът да ги подаде. Високопоставените изпълнителни асистенти получават обучение за това как се обработват различните документи. Документите се съхраняват в шкафове или се прехвърлят на компютър.
