Какво мислите: всички подценяваме ли значението на електронната поща? Може би защото се губи в спам или поради алтернативни канали в Twitter, LinkedIn и Facebook? Наскоро умният човек ми напомни, че електронната поща е гръбнакът на социалните медии.
А в неотдавнашен пост на бизнес етикета в American Express OPEN Forum, експертът по малкия бизнес Стив Щраус написа:
„Електронната поща сега е доминираща форма на бизнес комуникация и трябва да бъде третирана като такава. Някои единни политики помагат на всички да останат на път.
$config[code] not found
Казвам, че дори с „е“ пред него, все още е поща. Това е вашата бизнес комуникация. Не само продажбите. А потапянето ни в бързи и невнимателни текстови съобщения не означава, че не трябва да обръщаме внимание на собствените си имейли. И ако ще го направите - и ще се изправите пред него, вие сте - направете го както трябва. Мисля, че списъкът ми тук не е нищо, което вече не всички знаем, но може да се нуждаем от напомняния. Надявам се това да помогне:
1. Дръжте го кратко, Всички сме заети. Повечето от нас преглеждат нашите имейли, търсят ключовите точки и се опитват да влязат и излязат от тях бързо. Никога не съм писал нещо, което да не е по-полезно, когато се намали наполовина.
2. Направете резюме на темата, Това изглежда очевидно, но сканирайте собствените си имейли и ще откриете, че повечето от темите са случайни в най-добрия случай. Имаме нишки, които растат като снежни топки, прикрепени към темата на първото съобщение, тема, която отдавна се е променила. Имаме теми като заглавията, които се опитват да ни подтикнат да прочетете по-нататък. Не звучи като спамър. Опишете вашето съобщение в заглавието.
3. Започнете и завършете с „вие“. Това е една от основите на писането на бизнес писма: Отнасяйте се към интереса на читателя си. Започнете първия си параграф с думата “Вие” и включете нещо като “вие ме попитахте” или “искате…” или “споменахте” или “имате нужда”. читателят ще се измъкне от това, което искаш.
4. Само една тема на съобщение, Ще откриете, че действителните резултати от имейлите се увеличават, когато разделяте имейлите си в едно съобщение за всяка тема. Тези допълнителни съобщения, които искате да включите, е много по-вероятно да се загубят. Прекъснете съобщенията.
5. Използвайте подходящ тон, Внимавайте и бъдете точни. Сарказмът, пародията и иронията са трудни за поставяне в студено твърд черен и бял текст. Тоновете са много погрешно разбрани. Никога не пишете имейл, който би могъл да бъде неправилно изтълкуван и препратен на някого извън контекста. Никога не пишете имейл, който би бил неудобно, ако бъде цитиран.
6. Не изпращайте допълнителни копия. Това е съобщение, а не архив или хранилище. Ние всички мразим тези екземпляри от обратната страна на покритието, които се разпръскват по електронната поща на всеки, който може някой ден да ви обвинява, че не сте изпратили нещо, или сте се справили с нещо, или сте проследили. Изпратете имейла си до хората, за които е предназначен, и никой друг.
7. Уважавайте правописа и граматиката, Използвайте поне правописна проверка, но разпознайте, както правите, че проверките на правописа не улавят много ярко лоши грешки. Използването на „там“ за „техните“, например, или много честото объркване на апострофи и множествено число, сякаш всяка дума от множествено число се нуждаеше от апостроф. Опитайте това търсене в Google или моите лични фаворити, 10 обикновени правописни грешки на oatmeal.com. Тези грешки правят на вашите комуникации какво голямо парче спанак, уловено в зъбите ви, прави за вашата усмивка.
8. Помнете, че не е лично, Имейлът на фирмата ви принадлежи на компанията и вашият личен имейл може да бъде извикан в съда. Хората, които искат и знаят как могат да шпионират по имейл. Никога не пишете в имейл всичко, което е неудобно за вас или вашия получател, неподходящо, фанатично, незаконно или глупаво.
9. Имейлът не е за аргументи, Ядосани думи не са биоразградими. Никога не спори по имейл. Върви по коридора или се обади по телефона. Научих това сам по трудния начин, мислейки, че моето брилянтно използване на английския език може по някакъв начин да направи нещо по-добро, отколкото бих могъл с старомоден разговор. Никога не го прави. Имейлът почти никога не печели точка или спира аргумент. Почти винаги става по-лошо, не по-добре.
10. Внимавайте с тези нишки, Повечето от нашия софтуер за електронна поща изгражда дълги имейли, като децата изграждат снежни топки, спускащи се надолу. Всеки нов имейл се събира по-долу в нишката. Има ли някой, който поне веднъж не е осъзнал в ужас, твърде късно, че случайно сте изпратили дълъг конец, който включва твърде много информация или някакъв смутен коментар за някого по пътя. Не мразиш ли това, когато това се случи? И тогава, освен този проблем, налице е само обикновеното пренасищане на безполезна информация, тъй като всеки нов имейл в нишката включва всички предишни имейли. Помислете колко количество утайки изпращаме през тръбопровода. Трябва ли всеки да се напомня във всеки имейл за всичко, което е казано във всички свързани имейли?
