Функциите на секретаря могат да включват различни служебни задължения като отговаряне на телефони, писане, подаване, отваряне на поща и получаване на кафе. Секретар, който служи като асистент на управител, има сходни функции. Въпреки това, този вид секретар докладва директно на управителя (за разлика от всички останали в компанията) и помага на мениджъра по различни начини, за да улесни работата му, както и да поддържа офиса организиран.
$config[code] not foundКомуникационни функции
Като секретар на управителя, вие често ще бъдете първият човек, който ще се свърже с тези, които се опитват да достигнат до вашия шеф, както в рамките на компанията, така и извън нея. За разлика от рецепционист или генерален секретар, който отговаря на телефона за целия персонал, може да сте отговорни за отговаряне само на входящи повиквания за вашия мениджър. Ще трябва да прегледате повикванията, за да определите дали можете да помогнете на обаждащия се или ако шефът ви е на разположение, за да се обадите. Подпомагането на мениджъра включва поздравителни посетители, които влизат в офиса на вашия мениджър и ги насочват според инструкциите на вашия мениджър. Функциите на секретаря за вашия мениджър могат също да включват свързване с други професионалисти от нейно име чрез писмена кореспонденция, телефонни обаждания и изпращане на имейли.
Организационни функции
Мениджърите очакват техните секретари да бъдат организирани. Вие ще носите отговорност за правилното съхраняване на офис файловете и за конфиденциални документи в защитена зона. Може да се наложи да сортирате входящата поща, за да определите какво се дава на вашия мениджър, регистрирано или отхвърлено. Подпомагането на мениджъра често включва запазване на неговия или нейния график. Той ще очаква от вас да следите неговите назначения, да планирате срещи и да организирате пътуването си, когато е необходимо. Допълнителните функции могат да включват организиране на конферентни разговори и участие в срещи, както и предоставяне на дневния ред и протоколиране.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingУправленски функции
Въпреки че сте секретар на управителя, някои от отговорностите ви могат да включват управление. Подпомагането на мениджъра понякога може да означава да действате като мениджър. Вашият шеф може да ви даде задачата да наблюдавате определени проекти като управление на база данни или създаване и актуализиране на отчети. Ако има други чиновнически служители в офиса, може да сте отговорни за тяхното управление и възлагане на ежедневните им задачи. Те могат да докладват директно на вас, вместо на вашия мениджър, и вие може да служите като техен непосредствен ръководител. Можете също така да бъдете призовани да обучавате други служители и дори да инструктирате вашия ръководител по такива въпроси като преподаването им как да работят офис машини или да използват софтуерни пакети.
