Как да започнем официално писмо

Начинът, по който писмото започва да диктува неговия тон. Официалните писма се различават от личните, тъй като се използват предимно в професионален контекст. Намерението на официалното писмо може да варира, но това, което винаги е желателно, е, че вие като писател, изглежда, че приемате сериозно и себе си, и получателя на писмото. Съществуват набор от конвенции, отнасящи се както до езика, така и до формата, в който тази информация е включена.

$config[code] not found

Помислете какво искате да кажете. Ясно и ясно изразяване на себе си показва на лицето, което получава писмото, че сте сигурни в това, което казвате. Той също така показва, че сте внимателни към ограниченията във времето, в които той вероятно ще бъде. Напишете проект на писмото, подчертайте това, което смятате, че е най-важната информация, и се стремете да го изразите по най-простия и най-директен начин.

Включете компютъра и отворете програмата за текстообработка. Напишете шрифт Times New Roman с размер 12 и използвайте разстояние между редовете. Оправдайте текста вдясно, така че в горния десен ъгъл на страницата можете да въведете информацията си за контакт: име в един ред и адрес в три реда. След това добавете допълнителна информация за контакт, като например телефонен номер или имейл адрес, като се уверите, че всеки отделен контакт ще има свой ред в текста. Оставете празнина от един ред и след това напишете датата.

Оставете място от две до три реда и обосновете текста вляво. Започнете писмото с "Уважаеми" и след това името на лицето: г-жа, г-жа, г-н или д-р и после името им, последвано от запетая. Ако не знаете кой ще получи писмото, "Уважаеми господине или госпожо," може да се използва или "На кого може да се отнася." Натиснете два пъти клавиша Enter на клавиатурата, оставяйки ред от полето пред тялото на писмото, което го прави по-четливо.

Отиди до точката. Ако сте се запознали с лицето, на което се обръщате с писмото, обичайната практика е да я информирате къде се намира; - Скъпа госпожице Х, се срещнахме на конвенцията за четките в Тускалуза. В противен случай най-добре е да се обърнете директно към информацията, която искате да препредавате или да сте отговорили. Тук можете да се обърнете към първоначалния си проект: да поръчате съдържанието на вашето писмо около важността на информацията, която имате, т.е. първо да поставите най-належащата загриженост и да поставите останалите проблеми по ред на приоритетите. Конвенциите за формалност, описани по-горе, позволяват на читателя да знае типа писмо, което получава, така че няма нужда от дълга преамбюл.