Старшите секретари обикновено работят в офиси и изпълняват ключови административни задължения, за да гарантират, че ежедневните бизнес процеси работят ефективно. Старши секретар може да работи под един или повече мениджъри и се очаква да води точна документация за цялата ключова кореспонденция в даден бизнес. Старшите секретари са заети в широк спектър от предприятия в публичния и частния сектор.
Подкрепа роля
Основната роля на старши секретар е да освободи времето за своите надзорни органи, като изпълнява ключови административни задължения. Старшите секретари играят ключова роля в осигуряването на точна и навременна комуникация на изискваните страни. Старшият секретар обикновено диктува бележки от висшия ръководен състав, въвежда бележките в писмо или формат на доклада и разпространява информацията до целевите получатели, както е посочено на уебсайта на окръг Шампайн. Следователно старши секретар трябва да разполага с граматични правила и пунктуация и да умее да използва основни офис софтуерни приложения, за да предоставя статистически данни или да използва шаблони за писма. От старши секретар също ще се очаква да поддържа точен график за назначението на своя ръководител и да потвърждава договореностите за бизнес срещи с всички очаквани участници. Тя може също така да бъде натоварена със задачата да организира пътуването си и да резервира условия за настаняване за конференции извън обекта.
Роля на комуникациите
Понякога от старши секретар се изисква да координира и контролира ключовите работни задачи, дадени на канцеларския персонал, за да се гарантира, че те са изпълнени ефективно и по график. От старшите секретари също се очаква да обучат нов персонал и да преквалифицират съществуващия персонал, когато се променят всички промени в обичайната бизнес практика. Старши секретар може също да извършва телефонни разговори от вътрешни и външни източници, да предава съобщения между отделите и обажданията на екрана, взети от мениджърите, за да гарантира, че цялата съответна информация е отбелязана. Тя може също така да бъде натоварена със задачата да направи запитвания за посетители на рецепцията, както е описано на уебсайта за общите работни места.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingДопълнителни задължения
Старши секретар може също да взема протоколи на заседанията и обикновено е натоварен с точно подаване на кореспонденция от вътрешни и външни източници. Висш секретар е отговорен и за наблюдението на ключовите офис доставки и за създаването на нови поръчки за тяхното попълване. Той може също така да съдейства при изготвянето и обработката на бюджетните прогнози и фактурите за продажби и често да помага при администрирането на ведомостта.
