Да бъдеш организиран е от основно значение, за да се гарантира, че офисът работи гладко. Като помощник-изпълнител често ви се иска да поддържате офиса ефективен и ако не сте готови, нещата могат да станат забързани. От вас се изисква да изпълнявате задачи на дневна, седмична и месечна база. Без организация е лесно да се объркате и да забравите важни срокове.
За да направите област
Определете част от бюрото си като област, която трябва да се направи, вместо да носите лепкави бележки и хартия навсякъде. Поставете елементи в кутия или папка на бюрото си и ги проверявайте периодично през целия ден. Когато задачите са завършени, премахнете елементите от бюрото в „изпълнена папка“ или в кутия за подаване. В началото на всеки ден направете пълен списък със задачи за деня и го поставете в папката "Задача". Изтрийте задачите, след като са завършени. Добавяйте задачи, когато дойдат при вас и в края на деня се уверете, че всичко е завършено.
$config[code] not foundЗадайте дни
Определете дни за седмични задачи. „Можете да си уредите седмицата, за да знаете, до някаква степен, какво ще правите“, казва Виктория Моран от списание OfficePRO. Например, изберете сряда като скъсан ден и съхранявайте хартии, които се нуждаят от раздробяване в кутия, докато настъпи времето. Или, в петък, в брой. Това може да работи и с ежедневните дейности. Моран предлага връщане на глас и електронна поща в определени часове на ден. (REF1) По този начин няма да се налага да спрете това, което правите често през деня.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingЦветово кодиране
Използването на цветово кодиране може да ви помогне да организирате какво трябва да се направи и кога. „Винаги мисли за това какви задачи изпълняваш и колко често ги изпълняваш“, казва Джудит Алън от Admin Secrets. (REF2) Код за седмично задаване на един цвят като червен; дават ежедневни задачи синьо, месечни задачи жълто и т.н. Поставете задачи в кодовите папки, след това вземете календара си и отбележете какво трябва да се направи с цветен квадрат зад него. На електронни календари въведете думите в цветовете на задачите, ако не можете да направите кутия.
Споделете отговорността
Споделянето на отговорности е съществена част от организирането. Може да изглежда трудно, тъй като вие сте лицето, на което са делегирани повечето задачи, но това може да бъде направено. Понякога навременността на вашата задача зависи от действията на вашите ръководители и колеги. Ако отговаряте за балансиращата книга, дайте на колегите си срок, в който да се превърнат. Накарайте ги да излязат от всяка проверка, която вземат от книгата. Ако шефът ви отива на екскурзия, накарайте го да запише или да даде списък с какво трябва да се направи. След това му дайте копие от списъка, за да се уверите, че сте и на една и съща страница. Също така, дайте на колегите специални папки, за да превърнете всички дребни касови бележки в една папка. По този начин няма да се налага да ходите на лов на някого, когато е време да примирите чекмеджето.
