Работейки под ръководството на мениджъри по закупуване, консултантите по закупуване координират дейностите по възлагане на поръчки, като осигуряват ефективно придобиване на стоки по справедливи цени. Те съветват мениджърите за продуктите да купуват, поддържат комуникация с доставчиците, да следят поръчките и да поддържат точни записи за покупка. Асистенти за закупуване, които обикновено се нуждаят от диплома за средно образование и някакъв административен или чиновнически опит, за да бъдат наети, могат да работят за бизнеса, местните власти, правителствените агенции и неправителствените организации. Според уебсайта на Simply Hired, професионалните ресурси, през февруари 2014 г., асистенти по закупуване са получили средна годишна заплата от 42 000 долара.
$config[code] not foundПредоставяне на съвети
За да се гарантира, че организацията купува качествени продукти, консултантите по закупуване предоставят информация за различните марки продукти, които се предлагат на пазара. Например в университета асистентът може да използва знанията си за канцеларски продукти, за да съветва членовете на факултета за най-добрите продукти за употреба. Когато отделите на институцията публикуват заявки за покупка, той ги преглежда за пълнота и точност. Ако дадена заявка е неточна - може би отдел поръчва необичайно голям брой копирни хартии - работата на асистента е да проучи проблема преди да се свърже с продавачите.
Уреждане на договори
След получаване на поръчки за покупка, купувачът координира покупката и последващата доставка на стоката. Ако организацията иска да сключи договор с доставчик, асистентът изисква от доставчиците да правят оферти, заедно с ценови листи на поръчаните продукти. След това тя може да си сътрудничи с мениджъра на обществените поръчки, за да прегледа офертите и да избере надежден доставчик с най-добрите цени. Асистентът се свързва с избрания доставчик и насрочва среща, където може да договори условията за доставка и да подпише договора за обществена поръчка.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingМониторинг на изпълнението на изпълнителя
Асистенти за закупуване наблюдават работата на договорените доставчици. Например, когато доставчик доставя канцеларски материали на университета, асистентът проверява качеството на копирната хартия, пружинните файлове, пишещите приспособления и други елементи, за да се гарантира, че те отговарят на спецификациите на институцията. Ако някои продукти не са с необходимото качество, асистентът инструктира доставчика да достави замени. Асистенти за закупуване поддържат мениджърите актуализирани за представянето на различни доставчици, като често препоръчват подходящи действия - като например прекратяване на договорите - срещу продавачите, които не постигат добри резултати.
Поддържане на записи за покупка
Задачата на купувачите е да поддържат актуални записи на документи за поръчки като поръчки за покупка, предложения за оферти и прегледи на доставчици. За да направят това, те трябва да разработят и внедрят подходяща система за архивиране. Ако тези асистенти изберат стоманен шкаф за подаване на заявки за разлика от електронна система за подаване, например, те могат да поставят подобни или редовно използвани документи в едно и също чекмедже, така че ако мениджърите по закупуване изискват предложения за оферти, подадени от определени доставчици, сътрудниците могат лесно ги извличате.
Използване на съответните умения
За да бъдат ефективни, закупуването на асистенти трябва да бъде организирано лице с остро око за малки детайли и силни математически умения. Например, те използват организационни умения, за да работят ефективно с няколко документа за покупка и математически умения, за да правят точни изчисления на общите разходи за поръчките. Уменията за вербална комуникация също са важни, тъй като асистентите често са в често комуникация с доставчици и доставчици.
