Срещите са опора в бизнеса - те подтикват решения и действия. Най-продуктивните срещи управляват елементите на действие, без да отделят време от други важни теми на дневния ред. Ако действията не се управляват правилно, може да се загуби ценното време, като се обсъждат задачи, които не се изпълняват, не могат да се постигнат целите, които не са постигнати или не се постигне никаква стойност за организацията. Ефективното управление на елементите за действие до приключване започва с точното им улавяне в протоколите от срещите.
$config[code] not foundОпределяне
Определете задачите ясно, без да оставяте място за погрешно тълкуване. Повторете действието, тъй като е документирано, за да се уверите, че участниците в срещите са съгласни и разберат какво се очаква. Задайте действието на някой, който присъства на срещата, и накарайте този човек устно да признае отговорност. Недобре заявената позиция за действие, възложена на някой, който не е присъствал, когато въпросът е повдигнат, може да остане отворен за неопределено време.
запис
Използвайте стандартизиран формат за записване на срещи, с раздел, изложен специално за списък с артикули за действие. Поддържането на последователен формат спомага да се гарантира, че проблемите се улавят правилно, за да се даде възможност за ефективно проследяване. Запишете какво трябва да се направи, кой е отговорен за това да се случи, датата на повдигане на въпроса или възлагането на действието и датата, на която се очаква действието да бъде завършено. За всяка задача трябва да се назначи първичен собственик и резервно лице - архивирането може да служи като сътрудник на основния собственик и да поддържа задачата, ако бъде извикана.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingРазпространение
Не чакайте твърде дълго, за да разпространявате протоколите от срещите. Ако някой вземе електронни бележки по време на срещата, протоколът може да бъде готов за разпространение веднага след приключване на заседанието или скоро след това. Дългите забавяния могат да доведат до загуба на усещането за непосредственост. По-новите задачи за действие могат да поемат по-голям приоритет от тези, издадени по време на Вашата среща.
проследяване
Използвайте списъка с артикули за действие, за да проследявате присвояванията въз основа на определените дати за погасяване. Ако срещата е част от редовно насрочена серия, започнете следващата среща с преглед на откритите действия. Информирайте участниците предварително, за да могат да подготвят всички необходими презентационни материали за отчитане на напредъка. Ако срещата е била уникална или самостоятелна сесия, последващите действия със собствениците на действия поотделно или на нова среща са фокусирани изключително върху проследяване на действия за приключване.
видимост
Ако пропуснати срокове или докладвани действия не отговарят на очакванията, направете тези факти видими за членовете на екипа. Преразпределете списъка на елементите за действие, включително писмени коментари, които ясно обясняват причината за забавянето, защо действието е счетено за недостатъчно, и какво трябва да се направи, за да се върнем на пистата. Ако е необходима помощ за управление, за да се премахнат пречките, планирайте време с подходящите членове на управленския екип, за да предоставите кратко резюме на проблема и на препоръчаното от екипа решение.
Закриване
Когато дадено действие е завършено, актуализирайте списъка с елементи за действие, като идентифицирате датата, на която проблемът е бил затворен. Преразпределете списъка на членовете на екипа, за да видят какви действия са били затворени и кога. След като всички са видели затворените елементи, премахнете ги от списъка. Затворените елементи могат да бъдат архивирани или изтрити, в зависимост от нуждите на екипа или очакванията на ръководството.
