Ефективните срещи добавят реална стойност за компаниите. Те произвеждат идеи, дават насоки, укрепват връзките и подновяват енергията. В същото време предприятията не могат да отделят безкрайни ресурси. Ключът е да се уверим, че основните хора са поканени - в подходящото време и в подходящото пространство. Директни взаимодействия към обща цел и завършване с ясен план за действие.
Ясна цел
Всички ефективни срещи имат ясна цел. Това се превръща в дневен ред. Ако се опитате да покриете твърде много предмети по едно и също време, срещата ви превъзхожда. Ако на масата са поставени твърде малко теми, по-практични са имейлите, дискусиите между хората или други форми на комуникация. Вашият дневен ред трябва да очертае конкретни елементи, които да бъдат обсъдени в правилния ред. Предварителното писане на неща помага да се изясни фокусът на срещата. Той също така гарантира, че участниците имат „вход“, пристигат с ценни идеи и остават на пистата, докато дискусията се развива.
$config[code] not foundДобре организирана
Логистиката е от съществено значение за ефективна среща. Един от аспектите е да се покани подходящата група от хора, които изпълняват задачите, които ще бъдат обсъждани, да вземат решения за тази работа или да оказват командно влияние. Изберете време, което не е безплатно само за всички присъстващи, но не се конкурира с други работни приоритети или енергийни нива. Дължината на срещата ви също е важна. В повечето случаи два часа е здравословен максимум. Той също така помага да се оценят времето за всяка точка от дневния ред - и да се спазват ограниченията. Вашето местоположение трябва да накара хората да се чувстват комфортно и да бъдат практични. В някои случаи това ще означава частно местоположение, конферентен разговор или среща извън офиса.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingДинамични обмени
Ефективните срещи изискват ефективна комуникация. Това помага да се установят основни правила като „Част от нашата цел е да разработим бюджет за следващата фискална година, който увеличава нетните приходи с 15%. Ако предлагате нови категории разходи за вашия отдел, бъдете готови да направите намаления в други области - или направете сериозен аргумент за това как допълнителните разходи ще увеличат приходите. ”Начини за създаване на синергия включват вземане на„ проблемна анкета “, където участниците могат да извикат области на загриженост или брейнсторминг за колективно генериране на идеи. Модераторът е вашето тайно оръжие за насърчаване на груповия диалог и изграждане на интересите на всеки човек, като същевременно се запазва цялостната среща.
Значими резултати
До края на Вашата среща трябва да има ясни и приложими резултати. Един от начините да се насърчи това е да се изброят "следващите стъпки" като последна тема в дневния ред. Разпределете 10 до 15 минути, за да свържете всички свободни краища. Обобщете проблемите, които участниците са решили. Посочете всички елементи, които не са били разрешени, и посочете кой е отговорен за тях, до кога. Правейки това публично, а не офлайн, засилва отчетността. Освен това планирайте да разпространявате минути или общо обобщение на дискусията и резултатите от нея. В някои случаи следващите стъпки включват планиране на друга среща. Проверете при колегите, които са отговорни за последващите задачи, преди следващата среща да се осъществи, за да се гарантира продължителен напредък.
