В този ден на електронния офис е възможно да се приеме концепцията за подаване на документи за даденост. Разработването на ефективни политики за подаване на офиси може да помогне за запазването на важни документи и за лесно намиране на активни документи. Независимо от това колко документация се прави на компютрите, винаги ще има определена сума, която трябва да бъде отпечатана и подадена на ръка. Поддържайте офисните документи и можете да управлявате по-ефективен офис.
$config[code] not foundотговорност
Независимо от това колко подробна може да бъде политиката за подаване на офис, някой трябва да носи отговорност за ежедневното прилагане на политиката, за да бъде ефективна. Делегирането на пълномощното за подаване на заявления може да варира в зависимост от обема на информацията, която трябва да бъде подадена, сложността на системата за подаване и колко често информацията се извлича и трябва да бъде повторно подадена.
При добра политика на подаване, подаването трябва да се извършва само от отговорното лице. Ако някой друг премахне документ, трябва да има правило, че документът се поставя в кошница "в", която се подава от отговорната страна. Ако има няколко човека, които отговарят за подаването, трябва да създадете система във всяка папка, където последният, който е подал нещо, трябва да подпише инициалите си. За да се поддържа добра система за подаване на документи, отговорните хора трябва да носят отговорност.
Цветово кодиране
Според PowerHomeBiz.com един от начините да поддържате файловете си е чрез цветово кодиране. Можете да оцветявате файлове с кодове, като използвате цветни табелки, или можете да закупите файлови папки с различни цветове, които да използвате във вашите шкафове.
Когато се разделяте по цвят, може да бъде по-ефективно да използвате системата за цветово кодиране за по-изчерпателните заглавия и след това различна система за подзаглавията. Например всички финансови документи могат да бъдат поставени в зелени файлове, но документите, отнасящи се до данъчната информация, ще имат собствена система. Експериментирайте с цветово кодиране на вашата система за цветово кодиране. Зелените папки могат да се използват за финансови документи, но червените стикери могат да се поставят върху информацията, свързана с данъците.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingАктивно и архивиране
Най-използваните от вас файлове ще бъдат тези, които трябва да се считат за активни, а тези, които няма да се отнасят редовно, могат да бъдат архивирани. Активната файлова система е динамична и оставя място за разширяване и добавяне. След като документът се счита за извън неговата активна фаза, той се премества в архивиране. Поддържайте активните си файлове на разположение на тези, които ще се нуждаят от тях, и поддържайте ежедневната си организация на активните файлове.
